Содержание
По каким поводам происходит смена материально-ответственных работников
Материально-ответственными могут быть сотрудники компании, занимающие совершенно разные позиции штатного расписания. К ним относятся:
- бухгалтеры;
- завхозы;
- водители;
- кладовщики и т.д.
Иными словами, все те, кто работает с финансовыми потоками предприятия, имеет в своем распоряжении и пользуется в работе товарно-материальными ценностями, являющимися собственностью организации, становятся материально-ответственными лицами.
Материальная ответственность на работников не переходит автоматически: для ее возложения, ровно как и для передачи ее от одного работника другому издаются соответствующие распоряжения.
Поводом для смены материально-ответственного лица могут стать самые разные обстоятельства:
- увольнение;
- уход работника на длительный больничный;
- отъезд в командировку или отпуск;
- ненадлежащее обращение с вверенным имуществом, его порча, повреждение, преждевременный износ;
- прочие неблагоприятные факторы.
Выпускаемые на предприятиях распорядительные акты, к которым относится и приказ о смене материально-ответственного лица, подлежат обязательному учету.
Для этого информацию об их издании необходимо фиксировать в специальном документе – журнале (как правило, лежит он или у секретаря или у другого ответственного работника). Сюда достаточно внести название и номер приказа, дату его выпуска. В случае надобности эти данные помогут не только доказать факт создания распоряжения, но и оперативно и без проблем его отыскать
Подробное описание приказа о смене материально-ответственного лица не будет полным без примера, ознакомившись с которым вы без труда сформируете собственное распоряжение.
В самом начале бланка, посередине строки, напишите:
- название документа;
- его номер, дату и место (населенный пункт) создания.
После этого переходите к формулировке основной части. Сюда впишите:
- обоснование, т.е. укажите причину, по которой приходится производить смену материально-ответственных работников;
- ссылку на документ, в соответствии с которым проводится эта процедура (это будет основание для написания приказа);
- должность и ФИО работника, на котором ранее лежала материальная ответственность;
- сведения о том, к кому она переходит (аналогичным образом);
- дату, с которой новое материально-ответственное лицо принимает на себя финансовые обязательства;
- указание на передачу товарно-материальных ценностей, а также фиксацию этого мероприятия в соответствующем документе – акте приема-передачи;
- поручение отделу кадров о заключении с новым материально-ответственным работником дополнительного соглашения к трудовому договору;
- фамилию сотрудника, который должен будет следить за выполнением данного приказа.
В заключение собрать необходимые автографы.
Компания утверждает внутренние акты о работе новых направлений деятельности и указывает в них лиц, ответственных за эти направления.
Как правило, назначение предусматривает увеличение объема выполняемой работы. Также нужно урегулировать вопрос о дополнительной оплате.
Все это следует оформить документально. Информацию отражают в приказе, вносят изменения в должностную инструкцию либо подписывают с работником дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ, письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).
Руководство компании всегда подкрепляет свои действия распоряжением о назначении ответственных лиц. Например, определяют работников:
- ответственных за противопожарную безопасность;
- технику рабочей безопасности;
- охрану труда;
- противопожарную и экологическую безопасность;
- защиту персональных данных;
- учет рабочего времени;
- сохранность материальных ценностей;
- организацию повышения квалификации персонала.
Зачем организации «ответственные лица»
Некоторые виды ответственности внутри организаций прямо регулируются законодательством и являются характерными для всех сфер экономики и общественного сектора. Примером могут служить: пожарная безопасность, сохранность материальных ценностей, охрана труда, информационная безопасность и защита персональных данных.
Сферы ответственности в организации распределяются в соответствии с должностными обязанностями и квалификацией работников. Чем сложнее «жизнь» организации, тем разнообразнее ее виды. Иногда на исполнителей может быть возложена временная персональная ответственность. Она вводится на период реализации проекта, проведения какого-либо мероприятия или прохождения особого этапа (например, реконструкции, реорганизации, ребрендинга).
Когда используется приказ и его форма
Иногда статус ответственного лица перед заключением трудового договора или выполнением работ лучше закрепить за работником специальным распоряжением руководителя в виде приказа. Это удобно при разрешении возможных споров, особенно в судебном порядке. Например, не будет необходимости предоставлять суду трудовой договор. В нем могут содержаться элементы служебной или коммерческой тайны.
Форма приказа о назначении ответственного лица не утверждена законодательно. Каждой организации имеет смысл разработать ее для себя самостоятельно в соответствии с законом № 402 ФЗ от 06.12.2011. Наличие шаблона позволит избежать ошибок и сократить срок подготовки документа для различных подразделений и их потребностей. Крупные организации, особенно государственные (бюджетные), разрабатывают и утверждают специальный регламент по оформлению подобных документов.
Посмотрим образец приказа о назначении ответственных лиц, приведенный ниже. В соответствии с законодательством, структура документа содержит:
- реквизиты организации (наименование, адрес, регистрационные сведения и контакты);
- реквизиты документа (дата и регистрационный номер);
- Ф.И.О. уполномоченного лица, издающего распоряжение;
- преамбула распоряжения (цель, правовое основание со ссылкой на норму закона, например указана статья ТК РФ);
- содержательная часть документа (описание сферы и объема возлагаемой на работника ответственности);
- подпись непосредственного руководителя, осуществляющего контроль исполнения;
- подпись работника (работников), подтверждающая факт ознакомления с текстом;
- визирующая подпись руководителя организации.
Преамбула и содержательная часть документа для каждого случая будут различны. В последнее время к традиционным, привычным нам сферам ответственности (охрана труда, техника безопасности, ведение кадрового делопроизводства, обучение сотрудников и пр.) добавились:
- противодействие коррупции;
- информационная безопасность;
- цифровизация организационных и управленческих процессов;
- защита персональных данных;
- антитеррористическая безопасность;
- реализация проекта или госпрограммы.
В случае увольнения одного работника или его замены на другого работодатель должен подготовить документы о смене материально ответственного лица.
Стандартная форма приказа о смене материально-ответственного сотрудника на сегодняшний день на законодательном уровне не установлена.
То есть работники предприятий могут писать документ, исходя из собственных представлений о нем и руководствуясь потребностями организации. Единственное, что важно учесть – чтобы структура, состав и стиль приказа соответствовали нормам распорядительной документации.
Кроме того, если внутри компании есть свой шаблон документа, разработанный и утвержденный руководством, то ориентироваться при формировании всех прочих приказов нужно именно на него.
Как подготовить приказ
Список перечисленных сфер не является исчерпывающим. Он характерен в основном для государственных (бюджетных) организаций и учреждений, госкорпораций и предприятий с государственной (муниципальной) долей собственности, крупных частных предприятий и холдингов. При составлении таких документов содержательная часть должна включать основные контролируемые даты, мероприятия и показатели, прописанные программными регламентами и положениями.
Краткая инструкция по составлению распоряжения о назначении может выглядеть следующим образом:
- Ознакомьтесь с регламентом по подготовке приказов на предприятии.
- Определите сферу ответственности и связанных с ней лиц.
- Определите конкретного человека (или нескольких), на которого будет возложена ответственность.
- Определите их функции в нормальной и нестандартной ситуации.
- Определите должностное лицо, на которое будет возложен контроль за исполнением приказа.
- Ознакомьте с распоряжением ответственного работника (работников).
- Подпишите и зарегистрируйте распорядительный документ.
При обучении работников кадровых служб в качестве учебного кейса обычно используется образец приказа о назначении материально ответственного лица. Документ и его назначение четко регламентируются законодательством. Постановление Минтруда № 85 от 31.12.2002 и ТК определяют перечень должностей и работ, при приеме на которые издается этот документ. В конце статьи приведем его бланк в качестве примера. На его основании заключается договор о полной материальной ответственности.
В 2019 году Роструд проведет массовую проверку организаций России. Чиновники будут проверять выполнение норм трудового законодательства. В небольших бюджетных организациях, особенно муниципальных предприятиях, ведение кадрового делопроизводства часто является совмещенной функцией. В должностной инструкции (трудовом договоре) эта обязанность иногда не прописана.
Хранение и оформление трудовых книжек, заполнение личной карточки работника требуют подписи ответственного. Ниже мы приведем пример приказа о назначении ответственного лица за ведение кадрового делопроизводства. Пусть ответственным с дополнительной оплатой будет назначен помощник руководителя (секретарь).
Образец приказа о смене материально-ответственного лица
В перечень материально ответственных лиц в организации (в значении несущих полную матответственность) могут попасть только те работники, которые (ст. 244 ТК РФ):
- достигли возраста 18 лет;
- непосредственно обслуживают или используют денежные, товарные ценности или иное имущество;
- занимают должности или выполняют работы, предусмотренные Постановлением Минтруда от 31.12.2002 № 85.
Приведем некоторые должности, указанные в разделе I Перечня должностей и работ (Приложение № 1 к Постановлению Минтруда от 31.12.2002 № 85):
- кассиры, контролеры, кассиры-контролеры, а также другие работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров);
- руководители, их заместители, специалисты и иные работники, осуществляющие инкассаторские функции и перевозку денежных средств и иных ценностей (в т.ч. водители-инкассаторы);
- директоры, заведующие, администраторы, другие руководители организаций и подразделений торговли, общественного питания, бытового обслуживания, гостиниц, их заместители, помощники, продавцы, товароведы всех специализаций, а также иные работники, выполняющие аналогичные функции;
- начальники (руководители) строительных и монтажных цехов, участков и иных строительно-монтажных подразделений, производители работ и мастера строительных и монтажных работ;
- заведующие, другие руководители складов, кладовых, ломбардов, камер хранения, других организаций и подразделений по заготовке, транспортировке, хранению, учету и выдаче материальных ценностей, их заместители;
- заведующие хозяйством, коменданты зданий и иных сооружений, кладовщики, кастелянши;
- старшие медицинские сестры организаций здравоохранения;
- заведующие и иные руководители аптечных и иных фармацевтических организаций, отделов, пунктов и иных подразделений, их заместители, провизоры, технологи, фармацевты;
- лаборанты, методисты кафедр, деканатов, заведующие секторами библиотек.
Выше приведен не исчерпывающий список материально ответственных должностей. Работники могут занимать и иные должности, но являться МОЛ, если выполняют работы, предусмотренные разделом II Перечня должностей и работ (Приложение № 1 к Постановлению Минтруда от 31.12.2002 № 85), а для заключения с работниками договоров о полной коллективной (бригадной) матответственности для должностей предусмотрено выполнение работ, указанных в Приложении № 3 к Постановлению Минтруда от 31.12.2002 № 85.
Являясь МОЛ, работник принимает участие в инвентаризации ценностей, за которые он несет ответственность. Перед проведением инвентаризации МОЛ должен подтвердить, что к моменту проведения инвентаризации все первичные документы, подтверждающие движение ценностей, переданы в бухгалтерию, а сами поступившие или выбывшие ценности оприходованы или списаны соответственно. Для этих целей МОЛ составляет расписку.
Наименование организации Дата РАСПИСКА К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие на мою (нашу) ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Материально ответственное (ые) ________ _______ ___________________ |
Так как у данного документа отсутствует унифицированная форма, составляется он в произвольной форме, при этом должны соблюдаться все правила по оформлению первичной учетной документации. Данные правила установлены Федеральным законом “О Бухгалтерском учёте” от 6 Декабря 2011 г. N-402-ФЗ.
В бланке должны иметься следующие сведения:
- название предприятия, место её расположения и базовая информация о ней;
- регистрационный номер и дата документа;
- ФИО ген. директора предприятия, либо иного лица, имеющего полномочия издавать приказы и распоряжения;
- указание в кратком виде цели издания приказа (преамбула), также указывается отсылка на правовой акт, на основании которого он был оформлен (например, Трудовой кодекс);
- суть приказа и подпись руководства по предприятию;
- подписи всех сотрудников, которых затрагивает приказ, что указывает на то, что они ознакомлены с документом.
Кто должен подписать
Все издаваемые внутри организации приказы всегда идут от имени высшего должностного лица – директора (или работника, временно исполняющего его функции). Поэтому первая подпись, которая должна стоять в документе – его, без этого автографа документ просто-напросто не будет действительным. Кроме того, в бланке распоряжения должны расписаться все указанные в нем сотрудники, в том числе те, кого документ касается напрямую и те, кто несет ответственность за его исполнение.
Печать в приказе нужна только тогда, когда руководство требует ее наличия – в законе указаний на то, чтобы визировать такие распоряжения при помощи штемпельных изделий на сегодня нет.
Правила и сроки хранения
Оригинал документа, подписанный всеми заинтересованными лицами, должен храниться с соблюдением определенных норм. После ознакомления с ним всех сотрудников, бланк подшивается в папку к другим таким же бумагам и хранится там на протяжении срока, указанного в российском законодательстве или прописанного в локальных актах компании, в недрах которой он был сформирован.
После того, как срок хранения распоряжения закончится, его можно либо передать в архив организации, либо уничтожить (также с соблюдением установленного регламента).