Как перейти на электронные трудовые книжки

Что будет представлять собой электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате. Просмотреть сведения электронной книжки можно будет:

• в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда;

• на портале Госуслуг;

• через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет:

• нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы);

• управление Пенсионного фонда;

• многофункциональный центр предоставления государственных услуг (МФЦ).

Предполагается, что данная услуга будет предоставляться экстерриториально, то есть без привязки к месту жительства или работы человека. Отмечаются и другие положительные стороны перехода на электронные трудовые книжки:

• удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;

• минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;

• дополнительные возможности дистанционного трудоустройства;

• снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;

• дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения;

• использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг;

• новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и государственных органов;

• высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Что будет представлять собой электронная трудовая книжка?

Формирование цифровых ТК планируется начать с 2020 года.

Каждый работодатель должен будет письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку.

От работающих граждан потребуется согласие на переход на новый формат документа и до конца 2020 года им будут отданы на руки бумажные трудовые книжки. Начиная с 2021 года сведения об их трудовой деятельности будут формироваться только в цифровом виде. Человек, желающий сохранить бумажную трудовую книжку, должен будет подать работодателю соответствующее заявление в произвольной форме, тогда сведения о его трудовой деятельности работодатель будет вносить как в электронную, так и в бумажную версию.

А вот новички, устраивающиеся на работу с 2021 года, получают электронную трудовую книжку сразу, без бумажного дубля.

С 01.01.2020 работодатели будут обязаны не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, представлять в ПФ РФ (через территориальные органы) сведения о трудовой деятельности сотрудников, на основе которых будут формироваться ЭТК. А с 01.01.2021 в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться работодателем в ПФ РФ не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для заключения или расторжения трудового договора. Направление сведений в ПФ РФ производится аналогично другой отчетности.

Нововведения потребуют, вероятно, изменить некоторые локальные нормативные акты учреждения, внести корректировки в соглашения и коллективные договоры.

С начала 2020 года компании и ИП начнут направлять в информационную систему ПФР данные о трудовой деятельности своих работников. На основе этих сведений Фонд будет создавать электронные трудовые книжки. Передача данных будет осуществляться по уже имеющимся каналам, которые обеспечивают взаимодействие работодателей с Фондом.

Содержание новых электронных трудовых книжек аналогично бумажным. Они будут иметь следующие сведения:

1. Место трудоустройства;
2. Период трудоустройства;
3. Должность;
4. Трудовую функцию;
5. Квалификацию;
6. Дату приема на работу, увольнения, перевода на другую должность;
7. Основания для прекращения трудовых отношений.

Получить перечисленные выше сведения о себе любой гражданин сможет тремя способами:

• у последнего работодателя;
• путем обращения в ПФР или МФЦ;
• в личном кабинете на сайте ПФР и Портале госуслуг.

Данные доступны:

• в распечатанном виде;
• по электронной почте;
• в виде файла на цифровом носителе.

ЭТК (электронная трудовая книжка) будет храниться одновременно у работодателя и в системе персонифицированного учета ПФР. Информацию о своей трудовой деятельности может узнать любой гражданин, имеющий доступ в ЕСИА. В личном кабинете на официальном сайте ПФР такие сведения будут собираться и храниться наравне с накопленными пенсионными правами.

Вся информация, которая в 2019 году содержится в трудовой книжке, будет перенесена в электронный файл. Исключение составят записи об образовании и поощрениях.

ЭТК будет содержать следующие сведения:

• место работы — сведения о работодателе, у которого гражданин был официально трудоустроен;
• период работы — даты начала и окончания трудовых отношений;
• занимаемая должность — специальность, профессия;
• сведения о квалификации работника;
• даты приема, перевода на другую работу, увольнения в соответствии с приказами работодателя;
• основания, по которым трудовой договор прекращен.

Что должны сделать работодатели?

Готовиться к изменениям должны абсолютно все работодатели. Для организаций и ИП процесс работы сведется к обеспечению своевременной передачи сведений в ПФР.

В законопроекте прописано, что работодатель обязан будет в письменном виде довести до сведения сотрудников информацию об изменениях в законодательстве и праве на продолжение ведения трудовой книжки в бумажном формате.

Кроме того, работодателям придется обеспечить техническую возможность передачи сведений в информационную систему ПФР. С 1 января 2020 года сведения нужно будет предоставлять ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Несмотря на то, что соответствующие федеральные законы еще не приняты, подготовка к переходу на электронные трудовые книжки в Пенсионном фонде идет полным ходом. Определенные шаги должны будут сделать и работодатели.

1) работодателям надлежит письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку;

2) при необходимости работодателям предстоит провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры, скорректировать порядок ведения кадрового документооборота.

Сроки представления документов в ПФР. Предполагается, что с 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц будет необходимо подавать в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

С 1 января 2021 года сведения в случае приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения (издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения).

Что должны сделать работодатели?

Электронная трудовая книжка в 2019 году остается в рамках законопроекта. Ожидается, что он будет принят до конца года. В таком случае с 1 января 2020 года на работодателей ляжет обязанность направлять в Пенсионный фонд данные о трудовой деятельности работников.

Делать это нужно ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. А уже с января 2021 года при приеме на работу сотрудника или в случае увольнения информационный обмен с ПФР будет происходить не позднее рабочего дня, следующего за днем того или иного события.

В проекте закона прописано, что ПФР сможет информировать Роструд о нарушениях со стороны организаций и ИП посредством единой системы межведомственного электронного взаимодействия. Если в течение года работодатель более одного раза допустит нарушение сроков передачи информации или ее искажение, для него наступит административная ответственность. Санкция заключается в предупреждении (ч. 8. ст. 5.27 КоАП).

Электронные трудовые книжки в России будут вводить постепенно. В течение переходного периода предусмотрена возможность продолжать ведение записей в бумажных документах. Но работодателям стоит начать подготовку к нововведениям, чтобы избежать административного наказания за несвоевременный или неполный информационный обмен с ПФР.

Чтобы организация могла безболезненно перейти на систему ЭТК, надо до конца 2019 года предпринять несколько несложных действий:

1. Обновить программное обеспечение для передачи сведений.
2. Завести адрес корпоративной почты для отдела кадров или ответственного сотрудника.
3. Провести аудит локальных нормативных актов, которые касаются трудовых книжек.
4. Разработать форму уведомления о переходе на систему ЭТК.
5. Разработать форму заявления для тех работников, кто хочет сохранить трудовую книжку в бумажном формате.

Работодатели должны осознавать, что «электронная трудовая книжка» — это условное понятие. Все данные о трудовой деятельности россиян будут храниться в информационной системе Пенсионного фонда в лицевом счете застрахованного. Поэтому устанавливать какое-то специализированное ПО не нужно, достаточно учетной программы, в которой вы привыкли вести кадровый учет. Конечно, при условии, что разработчик в ближайшем пакете обновлений предоставит формы необходимых документов.

В программе Контур.Персонал сервис-пак с бланком уведомления о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде появится уже в декабре. Это будет печатная формак карточке сотрудника.

Пример уведомления

С отчетом СЗВ-ТД пользователи Контур.Персонала также смогут ознакомиться заранее. В сервис-паке будет печатная форма и xml-формат отчета. Обратите внимание: загрузить сервис-пак можно будет только в версии 1.25 и 1.26. О выходе обновления до версии 1.26 мы сообщим дополнительно.

Предварительная форма отчета СЗВ-ТД

В поле 7 проставляется код кадрового события, которое произошло с сотрудником в отчетный период:

• 1 — прием на работу;
• 2 — перевод;
• 3 — увольнение;
• 4 — переименование работодателя;
• 5 — служба в армии;
• 6 — получение образования;
• 7 — обучение во время работы (курсы повышения квалификации, переквалификации и подготовки кадров);
• 8 — награждение;
• 9 — установление второй и последующих профессий или разряда;
• 10 — исключение из непрерывного стажа;
• 11 — восстановление непрерывного стажа;
• 12 — запрет занимать должность.

Возможно, в итоговом варианте форма отчета видоизменится, но уже сейчас понятно, какие данные и в каком порядке планирует собирать Пенсионный фонд. Наша задача — своевременно предоставить вам формы документов, а ваша — изучить требования законодательства и подготовиться к изменениям.

Законодательство об электронных трудовых книжках.

Дополнения, устанавливающие возможность формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде, будут внесены в ТК РФ. Также подготовлен законопроект, обязующий работодателей с 01.01.2020 представлять в информационную систему ПФ РФ сведения о трудовой деятельности работников, – соответствующие корректировки буду сделаны в Федеральном законе от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

Планируется установить административную ответственность для работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений (внести дополнения в КоАП РФ).

Кроме того, работодателю предстоит ознакомиться с формой СЗИ-ТД (сведения о трудовой деятельности работника) и формой СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности работников).

1) о внесении изменений в Трудовой кодекс (он установит возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде);

2) о внесении поправок в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (он введет обязанность работодателей представлять в информационную систему ПФР сведения о трудовой деятельности работников);

3) о внесении изменений в КоАП РФ (он установит административную ответственность для работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений).

Кроме того, планируется утвердить формы:

• СЗВ-ТД – для представления сведений о трудовой деятельности работников работодателями в ПФР;

• СЗИ-ТД – для ведения кадрового учета работодателем, а также для предоставления сведений о трудовой деятельности работника самому работнику по его требованию.

Внедрение в России электронных трудовых книжек предусматривает законопроект № 748684-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде)». Его разработал Минтруд. Сейчас документ находится на рассмотрении в Госдуме и уже принят в первом чтении.

Согласно поправкам, в стране будет происходить постепенный переход от бумажной версии трудовых книжек к электронной. Но сначала оба формата можно будет вести параллельно. Затем произойдет полный отказ от привычной бумажной версии.

Если проект закона будет принят в том виде, в котором он прошел первое чтение, то электронные трудовые книжки начнут вводить в 2020 году. На работодателей возложат обязанность до конца 2020 года наряду с традиционной бумажной трудовой книжкой формировать ее цифровую версию. 

Электронная версия представляет собой информацию о трудовой деятельности работника. Она будет находиться в информационной системе ПФР. Работодатели будут обязаны направлять в нее данные о работниках ежемесячно.

По своему содержанию трудовая книжка в электронном виде не будет принципиально отличаться от привычной всем бумажной. Главное отличие состоит в способе передачи и хранения информации. Работодатели не будут дублировать электронную трудовую на физическом носителе. Но в течение переходного периода они продолжат ведение уже существующих бумажных книжек.

Введение электронных трудовых книжек имеет явные плюсы использования как для работодателей, так и для работников. Рассмотрим их в таблице 1.

Таблица 1. Плюсы и минусы ведения электронных трудовых книжек

Также есть минусы:

• цифровизация документооборота потребует дополнительных финансовых затрат;
• качество процесса зависит от обеспеченности стабильным интернетом;
• существует угроза заражения вирусом или сбоев в работе программного обеспечения. 

Информация для работников.

О нововведениях должны знать и работники. Если их трудовая книжка ведется только в электронном виде, при трудоустройстве они должны будут предъявить работодателю информацию:

• либо в распечатанном виде;

• либо в электронной форме с цифровой подписью.

В обоих случаях работодатель перенесет данные в свою систему кадрового учета. При увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у него есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки данные будут фиксироваться в ней.

Преимущества перехода на цифровые ТК

Работники смогут получить удобный доступ к информации о трудовой деятельности за счет расширения возможностей обращения (в том числе и через Интернет). У них появятся дополнительные возможности дистанционного трудоустройства, оформления пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения, возможность использовать данные ЭТК для получения госуслуг.

Возможность внесения в документ ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности сведется к минимуму.

Работодатель снизит издержки на «бумажную» бухгалтерию, повысит уровень защиты персональных данных сотрудников, получит новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности.

Итак, как перейти на электронные трудовые книжки работодателю.

Во-первых, надо подготовиться сдавать в ПФР новый отчет. В 2020 году это нужно будет делать ежемесячно, а с 2021 года — не позднее следующего рабочего дня после приема нового сотрудника на работу или увольнения. Запасаться бланками не обязательно. За вас все сделают разработчики ПО. Вам нужно будет всего лишь обновить свои программы, и вы сможете формировать отчет автоматически. Мы уверены, что уже к концу года появятся электронные трудовые книжки в 1С и у других производителей программ для бухгалтерии и кадров.

Во-вторых, нужно будет письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и их праве сохранить бумажную трудовую книжку (об этом праве мы расскажем чуть ниже). Полагаем, сделать это лучше до конца 2019 года.

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки может быть персональным, но лучше сделать какой-то общий документ, в котором предусмотреть проставление всеми работниками подписи об ознакомлении. И самое главное, нужно будет зафиксировать факт согласия каждого работника на отказ от бумажной трудовой или наоборот его желание сохранить документ в привычном виде. Для этого с персонала нужно будет собрать соответствующие заявления. Форма — произвольная. Проще подготовить бланк и дать работникам его заполнить.

В-третьих, возможно, вам придется провести работу по изменению локальных нормативных актов, внести изменения в соглашения и коллективные договоры, чтобы привести их в соответствие с обновленным законодательством. Вероятно, потребуется какой-то регламент про сам алгоритм перехода на электронные трудовые, ЛНА о том, как вы будете вести электронные трудовые книжки.

Введение электронных трудовых книжек потребует от работодателей определенных действий. Рассмотрим пошаговую инструкцию.

Шаг 1. Утверждение изменений в локальных нормативных актах. В правилах внутреннего трудового распорядка необходимо указать, что при трудоустройстве гражданин может предоставить как подтверждение своего трудового стажа не только трудовую книжку, но и сведения, полученные из электронной базы данных.

Работайте с кадровыми документами в программе БухСофт. Это удобно. Программа подходит для любых типов организаций и ИП. Она автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую кадровую документацию. Также она рассчитает зарплату для любой системы, больничные, отпускные и заполнит отчетность 4-ФСС, РСВ, 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, персучет и т.д.

Шаг 2. Создать адрес электронной почты для отдела кадров. Это необходимо для соблюдения права работников на отправку заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Шаг 3. Проинформировать работников об изменениях в законодательстве.

Шаг 4. Создать технические условия для того, чтобы отдел кадров мог с января 2020 года передавать сведения в информационную систему ПФР по форме для электронной трудовой книжки.

Формирование электронных трудовых книжек россиян должно начаться с 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности является добровольным и будет осуществляться только с согласия человека.

Исключением станут те, кто впервые устроится на работу в 2021 году. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Конечно, многих работников (особенно людей старшего поколения) интересует судьба нынешних (бумажных) трудовых книжек. Если работник хочет сохранить свою бумажную трудовую книжку, работодатель не вправе ему отказать. Для этого работник должен будет до конца 2020 года подать письменное заявление работодателю. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной.

Россияне, которые до конца 2020 года не подадут такое заявление работодателю, получат ее на руки. Сведения об их трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом формате.

Электронная трудовая книжка: как выглядит (образец заполнения)

СЗВ-ТД

Данная форма будет заполняться работодателями на всех работающих (в том числе по совместительству), с которыми оформлены или прекращены трудовые отношения, а также в отношении которых произведены другие кадровые изменения (в том числе перевод, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и т. д.) на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя.

Предполагается, что в 2020 году эта форма будет представляться ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Заполняться она будет только на работников, в отношении которых произведены кадровые мероприятия в течение отчетного периода (месяца). Документ может представляться на бумажных носителях или в электронной форме по установленным форматам.

СЗИ-ТД

В этой форме работодатели будут отражать всю информацию о трудовой деятельности сотрудников за период работы в организации (формируется на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя).

Предполагается, что по запросу работника, а также в день увольнения работодатель обязан будет предоставить ему данную форму. Она может быть составлена как на бумажном носителе (заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации), так и в электронном виде (заверяется электронной цифровой подписью).

* * *

Вместо заключения добавим, что многолетний опыт работы систем Пенсионного фонда показал высокий уровень защищенности информационных данных. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможен. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

В ближайшее время в Госдуме РФ второе и третье чтения должен пройти еще один законопроект, который дополнит ТК РФ статьей 66.1. Статья дает определение самому понятию «сведения о трудовой деятельности» и регулирует порядок сбора, учета и обмена сведениями между работодателем, работником и ПФР. В отчет должны будут войти сведения о работодателе, даты трудоустройства и увольнения, должность или вид выполняемых работ, данные о переводах и повышениях и пр.

Новый отчет СЗВ-ТД работодатели должны будут сдавать уже с 1 января 2020 года. Порядок сдачи как у СЗВ-СТАЖ — до 15-го числа каждого месяца. Это значит, что с учетом выходных дней первый раз отчет нужно будет сдать до 17 февраля 2020 года.

В печатной форме передать отчет СЗВ-ТД смогут только организации с численностью до 25 человек, остальные должны сдавать его в xml-формате.

Готовьте отчетность в программе Контур.Персонал. Всегда только актуальные формы

Попробовать бесплатно

Как выглядит электронная трудовая книжка? По форме это будет информационный ресурс. По содержанию каких-то кардинальных перемен в данных о трудовой деятельности и стаже не предполагается. Перечень сведений для электронной трудовой аналогичен бумажной и включает:

• место работы;
• периоды работы;
• должность (специальность, профессию);
• квалификацию (разряд, класс, категорию, уровень квалификации);
• даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
• основания прекращения трудового договора.

При этом нужно учитывать, что электронная трудовая книжка существует только в цифровом формате и не предусматривает физического носителя. Просмотреть сведения из нее человек сможет в личном кабинете на сайте ПФР или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов. Можно будет получить и бумажную выписку.