Как пишется выписка из приказа образец

Выписка из приказа образец

[ads-pc-2] [ads-mob-2]

Порядок составления выписки:

• Она оформляется так же как и сам приказ на фирменном бланке, содержащем название компании, ее реквизиты, адрес и телефон. Обязательно указывается наименование «Выписка из приказа».
• Она должна содержать место, дату составления, а также номер и заголовок оригинала.
• В документе повторяется вводная часть приказа, а также распоряжение («приказываю»). Далее в соответствии с запросом из распорядительной части документа выбираются необходимые пункты, и точно повторяется в выписке.
• Потом заносятся так же как и в основном приказе должность, личные данные, лица, подписавшего его. Заново руководителю расписываться не надо, вместо его визы указывается слово «подпись».

Выписки из приказа оформляются по тому же принципу, что и сами распоряжения. В них содержатся реквизиты предприятия: наименование, ИНН, адрес местонахождения, телефон.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Далее представлен план, поясняющий, как оформить выписку.

1. Наименование предприятия, совпадающее с указанным в Уставе. Если имеется вышестоящая организация, вначале вносят ее название, а затем – название филиала.
2. Регистрационный номер. Совпадает с прописанным в распоряжении.
3. Дата – так же, как и в приказе.
4. Вид документа – «Выписка из приказа». Название пишется по центру, без точки в конце.
5. Констатирующая часть (когда готовятся выписки из приказа по основной деятельности). Если речь идет о распоряжении по личному составу, по тексту оформляемого документа далее пишется слово «Приказываю».
6. Распорядительная часть (только по тому работнику, на которого готовится бланк).
7. Фамилия и инициалы, должность подписавшего приказ.

Выписка из приказа о приеме на работу требует заверения. После текста ставится пометка «Верно», затем следует подпись оформившего ее начальника кадрового отдела или другого уполномоченного сотрудника. Стоит заметить, что руководитель этот документ не подписывает.

Важно! Чтобы оформить выписку из приказа, нужно взять фирменный бланк организации.

Нужна ли печать? Если выдержки оформляются для сторонней организации, то да. Оттиск должен покрывать ФИО и подпись уполномоченного сотрудника, заверявшего документ. Однако если бланк находится в рамках внутреннего документооборота, ставить печать не нужно.

Согласно норме, закрепленной в Трудовом кодексе, работодатель должен предъявлять документы, касающиеся деятельности сотрудника, по его письменному заявлению. Делается это в течение трех рабочих дней.

Важно! Основание для предоставления документа – часть 2 статьи 62 ТК РФ.

Приказы о приеме на работу бывают двух видов: по основной деятельности и по личному составу. В зависимости от того, выдержку из какого приказа мы делаем, будет зависеть и оформление, хотя расхождения между ними незначительные.

«Шапка» выписки выглядит абсолютно так же, как и сам приказ. Она содержит следующие реквизиты:

1. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) располагается в верхней центральной части бланка в соответствии с уставом (положением организации).
2. Название организации. Это полное наименование, соответствующее учередительным документам организации. Сокращения не допускаются, кроме утвержденных аббревиатур. Если имеется вышестоящая организация, то ее сокращенное название (а при его отсутствии – полное) указывается на бланке выше наименования самой организации – автора документа.
3. Регистрационный номер. Он остается таким же, как и у приказа. Допускается
   написание, как в печатном виде, так и от руки.
4. Датируется тем же числом, что и приказ.
5. Вид документа меняется. Слово «ПРИКАЗ» заменяется на «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА». Пишется по центру, заглавными буквами, точка не ставится.
6. Констатирующая часть. Если таковая имелась в приказе, то ее приводят полностью. В приказах по личному составу она отсутствует, поэтому пишется лишь слово «приказываю».
7. Распорядительная часть. В нее входят только пункты, касающиеся того сотрудника (сотрудников), на которого готовится выписка.
8. Указывается фамилия и инициалы, наименование должности лица, подписавшего приказ. Личная подпись не требуется.

Образец выписки из приказа о приеме на работу составляют в соответствии с теми же правилами, что и основной приказ. Документ выдается без ошибок или исправлений, на нем ставятся реквизиты организации.

Виды выписок и их предназначение

Все основные назначения на предприятии фиксируются приказами. Некоторые из них по объему могут достигать нескольких страниц. Выписка представляет собой краткую выдержку из документа, которая отвечает теме запроса. Потребоваться она может Пенсионному фонду и прочим органам.

Вторая причина, по которой целесообразно написать такую выдержку, а не делать копию всего текста – сохранение конфиденциальности данных. Некоторые распоряжения относятся сразу к нескольким работникам. Поэтому если нужно предоставить данные только по одному человеку, целесообразно подготовить краткую цитату.

На практике оформляется два вида выписок:

• по личному составу, в таком бланке отражается вся распорядительная часть;
• по основной деятельности, где прописывается только констатирующая часть распоряжения.

В большинстве случаев такой бланк включает только один пункт. Например, в оформленном документе может подтверждаться информация о принятии лица на определенную должность, о его переводе или увольнении. Грамотно подготовленные выписки из приказа имеют такую же юридическую силу, как и сами распоряжения.

В каких случаях требуется

Благодаря выписке можно получить только важные сведения из приказа. Без нее пришлось бы распечатывать и заверять весь оригинальный документ. Некоторые приказы состоят из десятков страниц, в которых нет возможности быстро найти информацию.

Некоторые приказы хранятся в единственном экземпляре и их запрещено копировать или размножать, например, если в нем содержаться личные сведения. Архивные данные не всегда хорошо сохраняются и не могут быть четко скопированы. Выписка позволяет передать данные на новой бумаге, которую легко читать.

Стандартными ситуациями предоставление выписки сотруднику считаются:

• подтверждение принятия на работу или увольнения, если трудовая книжка находится на стадии восстановления, утеряна или повреждена;
• премирование сотрудника;
• подтверждение стажа для предоставления в Пенсионный фонд;
• предоставление информации для исполнительных органов.

Статьей 312.1 Трудового кодекса установлено, что работник вправе отправить работодателю письменный запрос на получение электронного документа. Выписку можно переслать почтовым отправлением или на электронный адрес в соответствии с внутренним распорядком компании.

Это требуется в случаях, когда сотрудника нет на рабочем месте. Для заверения руководителю требуется завести в ПФР электронную подпись.

Если работодатель отказывает без объяснения причин, сотрудник имеет право требовать письменного ответа. С бумагой требуется подойти в профсоюз, чтобы они обязали начальника выдать выписку.

Срок действия выписки

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

Нет закона, который ограничивал бы срок действия выписки. Следовательно, она может считаться бессрочной.

Не установлен также порядок хранения документа. Как правило, копия хранится в личном деле. Не оговорен также срок хранения документа в компании. Обычно этот срок соответствует сроку хранения личного дела сотрудника.

Срок предоставления выдержки, если на это есть соответствующий запрос, составляет 3 суток. Под запросом понимается, как правило, письменное обращение (заявление и прочее).

Стоит отметить, что не существует нормативного акта, ограничивающего срок действия выписки. Значит, документ считается бессрочным.

Готовая выдержка из приказа хранится в личном деле. Поэтому ее срок хранения на предприятии напрямую зависит от того, как долго будет оставаться в кадровом отделе личное дело.

Что можно сказать о сроке предоставления бланка по запросу? Он составляет три дня. Чаще всего такие запросы направляют контролирующие организации либо вышестоящие отделения.

Что это такое и чем отличается от копии?

Приказ руководителя предприятия (организации) является основным бланком распорядительного характера. Практически все юридически значимые и особенно важные аспекты деятельности производства и его сотрудников фиксируются различными распоряжениями.

Вся распорядительная документация представленной категории делится на приказы по личному составу, по основной деятельности и пр.

К первой из двух выше представленных групп принадлежат приказы о приеме на работу, об увольнении, переводе на другую должность и пр.

При массовых однородных действиях (распоряжениях) относительно группы работников законодатель допускает издание одного документа, которые, на практике, получаются довольно объемными.

В ряде случаев работнику может понадобиться выдача документа, подтверждающая информацию из приказа.

К бланкам подтверждающего характера относят:

• копию приказа, оформленную в надлежащем порядке;
• выписку из него.

Первая официальная бумага выдается, если необходимо предоставить сведения в отношении всех работников, которых касались распоряжения из определенного приказа (например, в бухгалтерию предприятия для начисления заработной платы) или в случаях, когда оригинал не имеет большого объема.

В ряде ситуаций не допускается предоставление копии одному из трудящихся, поскольку она может содержать личные сведения об остальных сотрудниках, не подлежащие разглашению.

Выписка– это заверенный надлежащим образом бланк, который содержит основную информацию о самом распоряжении, а также выдержку сведений из него, которые касаются только лица, которому выписка требуется для предъявления.

Важно! Оформленная в соответствии со всеми требованиями делопроизводства выписка имеют равную юридическую силу в части распоряжений трудящегося, которому она выдана, с заверенной копией приказа и его оригиналом.

Выписка из приказа о приеме на работу имеет отличие от копии такого документа, которое состоит в частичной передаче информации оригинала бумаги. Копия же является идентичным актом, заверенным надлежащим образом.

Когда оформляется?

Следует отметить, что выписка не является самостоятельным документом, а производным от основного – оригинала приказа. Таким образом, для ее издания необходимо наличие самого распорядительного бланка.

Чаще всего выписка издается по требованию самого работника или в нуждах деятельности предприятия.

Внутри организации выписки издаются в случаях, когда возникает необходимость в передаче сведений об одном из трудящихся, касательного которого имеются распоряжения в одном из приказов, в другое структурное подразделение или отдел. Такие ситуации возможны при:

• переводе трудящегося на другую должность или равнозначную занимаемой, но в другое структурное подразделение (основное назначение документа – подтверждение приема на работу, прохождение испытательного срока при его установлении или удостоверение необходимого стажа);
• начислении заработной платы бухгалтерским отделом и пр.

Самому работнику выписка может понадобиться при:

• трудоустройстве по совместительству в качестве подтверждения основного места работы:
• оформлении пенсии для точного подсчета отработанного стажа;
• требовании правоохранительных органов (например, для суда при назначении алиментов, штрафов и пр., для полиции с целью подтверждения наличия места работы и др.).

Также выписки выдаются в случаях, когда предоставление копии является невозможным в силу запрета разглашения всей информации приказа или когда копирование документа не целесообразно из-за большого объема лишних сведений, которые содержит основная бумага.

Как оформить выписку из приказа образец

1. Воспроизвести все реквизиты документа, которые отвечают за его идентификацию: наименование организации, дата и номер документа, место составления, наименование, заголовок;2. Воспроизвести требуемую часть текста;3. Воспроизвести реквизит «Подпись» без личного росчерка подписанта;4. Заверить выписку так же, как копию.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая – это обоснование управленческого решения, фрагмент текста до слова «ПРИКАЗЫВАЮ». При подготовке выписки из приказа констатирующая часть воспроизводится полностью, включая слово «ПРИКАЗЫВАЮ».Управленческие решения озвучиваются в распорядительной части текста приказа. Из них при подготовке выписки выбираем только те, что нужны.

Образец выписки из приказа по основной деятельности (все картинки кликабельны)

Если речь идет о приказе по личному составу, составленному по форме, которая когда-то являлась унифицированной (об отмене обязательности применения унифицированных форм документов – здесь), то поступаем точно так же, как и с приказом по основной деятельности. Отсутствие констатирующей части смущать не должно. Обязательно вносим в выписку основание для издания приказа (обязательная часть любого приказа по личному составу).

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Образец выписки из приказа по личному составу

Но для большинства видов выписок форма не утверждена. Но отсутствие жестко регламентированной формы не обозначает, что при составлении документа человек имеет полную свободу. В выписке должны присутствовать обязательные реквизиты:

• Наименование документа: «выписка из…». К примеру, если это копия информации из приказа, документ называется «выписка из приказа».
• Дата регистрации бумаги, из которой делается копия. То есть, нужно указывать именно дату составления оригинала документа, а не дату оформления выписки.
• Подпись лица, который подписывал оригинал. Подпись на выписке ставить не обязательно.
• Реквизиты бланка. Как правильно, реквизиты оригинала полностью переносятся в копию.

Выписка – это один из видов копий. Для того чтобы документ получил юридическую силу, требуется его заверить. А потому в бумаге рекомендуется проставить реквизит «отметка о заверении». Если компания решает заверять документ печатью, нужно закрепить этот способ в локальном акте.

Выписки составляются по тому же принципу, что и оригиналы документов. То есть, в них должны быть реквизиты фирмы: ее название, ИНН, адрес и телефон.

ВАЖНО! Для создания выписки обычно используется фирменный бланк компании.

ВНИМАНИЕ! Обязательно ли заверять копию печатью? Необходимо это только в том случае, если бумага предназначена для сторонних пользователей. Если же копия нужна для внутренних целей, печать ставить не обязательно.

Выписки подразделяются на эти разновидности:

• Копия касается только личного состава. В бумаге фиксируется только распорядительная часть.
• Копия касается только основной деятельности. В бумаге фиксируется только констатирующая часть.

Как правило, выписка включает в себя только одну смысловую единицу. К примеру, это может быть копия, касающаяся перевода сотрудника на другую должность, о переводе работника, увольнении.

Выписки также подразделяются на виды в зависимости от того, с какого оригинала они делаются. К примеру, могут быть следующие копии:

• О приеме в компанию. Документ обычно запрашивается для подтверждения трудоустройства, оформления пенсии. К примеру, копия может потребоваться при оформлении кредита.
• Об увольнении. Обычно запрашивается при поступлении на новое место работы, при потере трудовой книжки.
• Об учетной политике. Копия нужна для налогового учета или бухучета.
• Об отпуске. В документ нужно включить основание для предоставления отпуска.
• О назначении на должность.
• О назначении премий.
• О командировке.

Для внутренних целей может понадобиться выписка, касающаяся основной деятельности компании.

Выписка из документа это официально оформленный бланк организации, который содержит цитату из ранее изданного оригинального документа, включающую все необходимую информацию по определенному вопросу, и надлежащим образом заверенный ответственными должностными лицами.

Ее главная цель заключается в обеспечении ограниченного доступа к данным, которые могут содержать коммерческую тайну фирмы и обеспечение конфиденциальности. Например, при поступлении запроса в компанию, о том работает ли в ней определенный человек или нет, в качестве подтверждения нужно отправить соответствующее распоряжение.

Выписка из приказа о приеме на работу не будет включать информацию об условиях работы и заработной платы, тем более что данные сведения не запрашиваются, и могут составлять коммерческую тайну организации.  Также выписка позволяет упростить процедуру предоставления сведения. Например, приказ может быть размещен на нескольких листах и касаться деятельности всех структурных подразделений, а требуется предоставить информацию только по одному отделу, которому в этом документе, посвящен только один пункт. В этом случае эффективнее сделать выписку в несколько строчек, чем дублировать все содержимое распоряжения руководства.

Данный документ может быть по основной деятельности или по личному составу. Первая выписка обязательно содержит преамбулу оригинала, а затем следует необходимая цитата. При составлении второго вида документа, вводная часть приказа опускается, остается только распорядительная часть. Оформление выписок возлагается на секретарей, делопроизводителей, кадровых работников и других ответственных должностных лиц.

Выписка из приказа, ровно как и сам приказ не имеет стандартного унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому оформлять его можно в свободном виде. Довольно часто предприятия используют специальные шаблоны, разработанные внутри компании (они обязательно должны быть учтены в учетной политике организации). Но, вне зависимости от того, какой вариант будет выбран, важное условие: в документе всегда должно быть указано

• название фирмы,
• дата и место составления выписки,
• подпись ответственных сотрудников, которые таким образом заверяют то, что сведения, внесенные в выписку верны.

Удостоверять документ печатью необязательно, поскольку, с 2016 года юридические лица могут не использовать в своей работе печати и штампы (единственный нюанс — государственные и банковские организации довольно часто по инерции продолжают требовать наличие оттиска на документе, поэтому если печать есть, воспользоваться ею лишним не будет).

Сам текст выписки должен в точности копировать содержание приказа, никакие изменения и корректировки в нем совершенно недопустимы.

Хотя сделана выдержка на базе основного приказа, она считается отдельным документом. Чтобы найти само распоряжение, стоит воспользоваться журналом регистрации приказов. В зависимости от содержания, бланки будут иметь некоторые отличия.

Выдержки могут потребоваться из следующих распоряжений:

1. О приеме на работу. Составляется по описанному выше плану. Может потребоваться для подтверждения трудоустройства и начисления пенсии.
2. Об увольнении. Такие выписки требуются при оформлении на следующее рабочее место, при утере трудовой книжки или для государственных органов.
3. О назначении на должность. Для бланка актуальны общие правила. В документ переносится пункт, где говорится непосредственно о назначении на должность.
4. О премировании. Такой приказ оформляется сразу на нескольких работников, поэтому из него можно получить только выписку. Копии документа не предоставляют с целью сохранения конфиденциальных данных.
5. Об учетной политике. Эти выдержки требуются для налогового либо бухгалтерского учета.
6. О командировке. Указывается констатирующая часть, начинается со слова «Приказываю».
7. Об отпуске. Помимо распоряжения руководства, в текст следует включить основания для предоставления отдыха. Потребуется включить перечень подтверждающих это документов, где написано, по какой причине работник уходит в отпуск.
8. По основной деятельности. Предназначение такого распоряжения – совершенствование работы организации. В выдержку включают причины подготовки документа и саму констатирующую часть.

Образец составления бланка остается актуальным вне зависимости от вида приказа, на основании которого он создается. Важно отразить во вводной части полное наименование и реквизиты организации. Отличия будут только в основном тексте.

Выводы

По требования работника или при необходимости предприятия оформляется выписка из приказа.

Представленный документ содержит частичную необходимую информацию основного документа и оформляется в произвольной форме.

Выписка имеет равное значение с оригиналом приказа и его копией.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.

7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Как сделать выписку?

Каких-либо строгих правил по составлению выписки законодательством не предусматривается.

Документ должен содержать информацию, отраженную в приказе, но касательно одного сотрудника (бывают случаи, когда выписка делается сразу на нескольких принятых сотрудников).

Стандартная выписка делается на листе формата А4 и содержит следующие реквизиты:

1. аналогичная приказу «шапка» документа. В нее входит эмблема работодателя (если имеется), полное и принятое сокращенное название. Возможно указание ИНН, КПП, адреса организации и телефона, но это – не обязательные реквизиты.
2. Ниже, по центру пишется заголовок «Выписка из приказа» (допускается уточнение «по личному составу» или «о назначении на должность» и т.д.). Точка после заголовка не ставится. Указывается дата и номер самого приказа.
3. Далее приводится выдержка из самого приказа с сохранением номера взятого пункта. То есть, указывается полностью ФИО сотрудника, отдел и должность, на которую он принимается, дата трудоустройства.
4. Выписка подписывается директором организации, а также заверяется секретарем или специалистом отдела кадров (или же бухгалтером, отвечающим за кадровый документооборот).

   Для этого ставится надпись «Верно» или «Выписка верна» и т.п. Допускается наличие одной подписи руководителя. Обязательно ставится печать организации-работодателя.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Чаще всего, выписка полностью распечатывается. Но в некоторых организациях есть свой бланк, информация в который частично вносится ручкой. Такое оформление документа также не запрещено.