Приказ о назначении ответственных лиц за инвентаризацию

Законодательное регулирование

Для полного понимания сути мат. ответственности, разберем, что это вообще такое – материально ответственное лицо?

Материально ответственные лица (МОЛ) – работники, несущие материальную ответственность за вверенное им имущество предприятия. То есть, в случае порчи имущества такие сотрудники будут возмещать его стоимость.

Полная материальная ответственность (МО) (согласно главе 39 ТК РФ) наступает только когда речь идёт:

• об уполномоченных лицах, имеющих материальную ответственность, наложенную на них по федеральному законодательству изначально;
• о выявлении недостач ценностей, которые были вверены сотруднику по договорённостям или по каким-либо разовым документам;
• о нанесении сотрудником умышленного, либо при нахождении в состоянии опьянения имущественного ущерба;
• об противозаконных проступках, в следствие которых пострадало имущество работодателя;
• о причинении имущественного ущерба в результате недолжного исполнения МОЛ, или полного неисполнения им его прямых обязанностей;
• о разглашении важных и защищаемых сведений.

МО закрепляется за работником соответствующим приказом.

На некоторые должности с самого начала государством налагается материальная ответственность. К таковым относятся должности высших лиц на предприятии: главного бухгалтера, директора предприятия, а также всех его его заместителей.

В таком случае, в соответствии со статьёй 277 TK PФ, руководитель организации обязан быть ответственным за любой материальный и имущественный ущерб, если он был причинён его организации.

Условие о полной МО должно быть закреплено отдельным договором (статья 244 Трудового кодекса России) и отражено в трудовом договоре как одно из необходимых условий. Это делается для того, чтобы работодатель в последствии был точно уверен в том, что он законным путём может взыскать со своего подчинённого сумму, эквивалентную причинённому ущербу.

Данный процесс (назначение МО лиц) осуществляется в соответствии со всеми требованиями Мин. труда, № 85.

В этом документе прописано, кто может быть материально ответственным лицом. Перечень является ключевым фактором при заключении трудовых договоров с работниками.

Распоряжение о назначении отв. лиц осуществляет сразу две функции:

1. официально утверждает полномочия конкретного должностного лица;
2. закрепляет перечень подотчетного данному лицу имущества предприятия.

При этом какой-либо стандартизированной формы этого документа не существует, шаблон документа о назначении МОЛ на сегодняшний день оформляется, исходя из всех имеющихся подписанных и проведённых с этим сотрудником трудовых контрактов, соглашений и договоров, и при исходя из статей 242 и 244 Федерального трудового кодекса.

Порядок проведения инвентаризации

Подготовка начинается с выявления необходимости учёта (плановая или внеплановая), подготовки приказа и создания комиссии. Примерный порядок действий такой:

1. Создание постоянно действующей комиссии (создаётся отдельным приказом).
2. Подготовка графика.
3. Подготовка приказа о проведении конкретной инвентаризации.
4. Подготовка актуальной документации о движении имущества/товаров и денег (списки того, что где должно находиться и что нужно проверить).
5. Оценка наличия ценностей в положенных местах в присутствии материально ответственных лиц.
6. Заполнение инвентаризационных описей.
7. Контрольные проверки (при необходимости).
8. Подготовка акта по результатам.

Проведение инвентаризации обуславливается тем, что конкретно будет проверяться.

Перечень объектов:

• финансовые средства;
• выпускаемая продукция;
• запасы производства;
• активы нематериальные;
• основные и дополнительные средства;
• продукция;
• задолженность.

Цели проведения проверки:

• проверка наличия имущества и перепись;
• сверка с документами;
• контроль для отражения в учете;
• проверка правил хранения материальных активов, ценных документов и финансовых средств;
• сравнение процесса хранения с рекомендациями по эксплуатации.

О видах:

1. Натуральная. Проводится анализ имеющегося имущества на рабочих местах.
2. Документальная. Проверка по документам.

Инвентаризация проводится в полном объеме, выборочно и в целях контроля.

Инструкция о том, как должен действовать работодатель при выборе и назначении мат. ответственного лица:

• подготавливается рабочее место, проверяется, насколько оно материально-технически обеспечено;
• подбирается кандидат. При этом учитываются все важные характеристики: образование, опыт в данной сфере, отсутствие медицинских противопоказаний и т.п;
• кандидату в полной мере объясняют его трудовые и полномочные обязанности, условия труда, гарантии, обговаривается оплата, также кандидату предоставляется внутриорганизационная нормативная документация;
• заключаются два договора: трудовой и договор о полной индивидуальной МО;
• работник официально принимается на работу: для этого издают приказ по форме N Т-1/N Т-1а, затем на работника оформляют личную карту и проставляют соответствующую запись в трудовой книжке;
• издаётся приказ о назначении мат. ответственного сотрудника, о его возможностях и полном наборе обязанностей. Производится прием и передача ТМЦ (товарно-материальных ценностей) работодателя, которые используются на протяжении производства и продажи.

Если работодатель возлагает ответственность на сотрудника из штата предприятия, то вся процедура упрощается и сводится к тому, что необходимо заключить данный договор с действующим сотрудником и издать соответствующий приказ на этом основании.

С одним сотрудником можно заключить лишь один договор. При этом договор может быть двух типов: как о коллективной мат. ответственности, так и об индивидуальной.

По законодательству с несовершеннолетними гражданами нельзя заключить договор о полной МО. Работники, не достигшие совершеннолетия, по закону несут полную ответственность только за причинение имущественного или какого-то другого ущерба (умышленного, либо нанесённого в результате алкогольного, наркотического и др. опьянения).

Поэтапно:

1. Заключить договор о материальной ответственности в двух экземплярах.
2. Подготовить проект приказа о назначении ответственных лиц.
3. Желательно согласовать проект приказа с юристами.
4. Подписать приказ о назначении ответственных лиц у генерального директора.
5. Ознакомить работника с приказом под подпись.

Регламент осуществления инвентаризации утвержден Методическими указаниями по инвентаризации (утверждены Приказом Минфина № 49 от 13.06.1995). Обязательность проведения инвентаризации ежегодно устанавливается Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Правила проведения инвентаризации и оформления ее результатов устанавливаются в каждой организации самостоятельно и фиксируются приказами директора.

Инвентаризация – это процедура ревизии имеющихся у предприятия имущества, ценностей, обязательств и сравнения с данными бухгалтерского учета. Итоги инвентаризации позволяют корректировать учетные сведения и налоговые обязательства. Выявление результатов инвентаризации происходит в несколько этапов.

Первоначально руководитель организации объявляет о начале проведения инвентаризации на предприятии и утверждает комиссию по инвентаризации. В состав комиссии могут входить:

• члены администрации, представители руководства организации;
• главный бухгалтер, его заместитель, бухгалтер по определенному участку на предприятии;
• другие работники организации, являющиеся специалистами в отдельных сферах (например, юрист, работник финансового отдела и др.).

В состав комиссии не включаются лица, ответственные материально, однако они присутствуют при осуществлении ревизии. Комиссия по инвентаризации должна состоять не менее чем из двух человек. На нее будет возложена обязанность по оформлению итогов инвентаризации.

Перед осуществлением ревизии комиссия должна располагать последними приходными и расходными документами. Они позволяют зафиксировать остатки до начала инвентаризации. Расписки лиц, ответственных материально, фиксируют сдачу всех расходных и приходных документов в бухгалтерию и означают, что ценности, за которые они несли ответственность, оприходованы, а выбывшие из пользования – списаны.

В ходе своей деятельности комиссия исследует обозначенные руководителем имущество и обязательства.

Инвентаризация проводится по распоряжению руководителя. До 1 января 2013 года было обязательным использовать унифицированную форму ИНВ-22, сейчас организации могут разрабатывать формы, утверждаемые локальным актом. Законодательство также не регламентирует порядок формирования инвентаризационной комиссии и ее состав.

Главное, чтобы в приказе о проведении инвентаризации было указано:

• кто входит в инвентаризационную комиссию;
• перечень имущества и обязательств, которые подлежат инвентаризации;
• причины инвентаризации;
• сроки проведения инвентаризации;
• когда необходимо представить в бухгалтерию документы, оформленные по результатам инвентаризации.

Приказ надо зарегистрировать в книге контроля, можно использовать форму ИНВ-23.

Образец приказа о проведении внеплановой инвентаризации

Это мероприятия осуществляется не запланировано, без подготовительного этапа. Оно необходимо для обнаружения непредвиденного.

Такая инвентаризация необходима при:

• смене должностного лица;
• передаче материальных активов иному сотруднику;
• подозрении на хищение ценностей;
• проведении переоценки 1/3 и более продукции;
• возникновении нештатных ситуаций.

В законодательной базе не определено условий проведения этого вида проверок, поэтому назначается она вне плана.

О целях:

1. Обнаружение по факту недостачи.
2. Сравнение фактических и документальных показаний.
3. При обнаружении товара иной компании.
4. Обеспечение контроля над хищением.

Инвентаризация может быть выборочной или полной, все зависит от решения руководства.

В распорядительном документе указывается информация:

1. Полное наименование объединения.
2. Реквизиты объекта.
3. Число, когда был оформлен приказ.
4. Причина проводимой проверки.
5. Отражаются сведения по результатам проведенного мероприятия. Руководством назначается исполнитель и лицо, контролирующее исполнение.
6. Определяется алгоритм устранения расхождений проверки. Обязательно напротив каждого пункта, в которых прописаны действия необходимо сроки до какого числа будут устранены замечания.
7. Распорядительный документ подписывается бухгалтерией, утверждается руководством.
8. С документом ознакомляют заинтересованных лиц под подпись.
9. Задача бухгалтерии — обеспечить контроль за исполнением документа.

Список должностей

Перед тем, как назначать того или иного сотрудника компании материально ответственным, необходимо предварительно убедиться в том, что данный сотрудник, а точнее его должность, входят в перечень, установленный поставлением № 85 Минтруда от 31 декабря 2002 г.

К примеру, в данный список однозначно входят должности кассиров, транспортных контролеров, кладовщиков и зав. складом, начальников стройучастков, врачей-лаборантов, заведующих аптечными пунктами. На все эти должности накладывается индивидуальный тип мат. ответственности.

Коллективный, или бригадный тип полной мат. ответственности накладывается на такие сферы деятельности, как: прием денежных расчётов через кассу, депозитарное обслуживание, реализация товаров, доставка груза, багажа, почты и др.

Однако сотрудник не становится ответственным за имущество сразу после получения его в собственность, то есть без официального назначения сотрудника ответственным лицом он не будет отвечать за имущество.

О правилах проведения

Процедура должна проводиться в присутствии лица, на которого возложена материальная ответственность. Это обязательное условие. Сотруднику необходимо поставить подпись в бумаге о проведении мероприятия.

Порядок выполнения:

1. Издается распорядительный документ, инициатором которого является руководитель.
2. Начало работы комиссии. Сроки проведения четко соответствуют указанным в распоряжении.

С лицами, ответственными за активы, должны заключить договор материальной ответственности. Только члены комиссии должны быть уведомлены о проведении мероприятия. Руководство не вмешивается в ход проведения проверки.

Образец приказа о проведении инвентаризации

Годовая инвентаризация проводится перед ежегодным составлением бухгалтерской отчетности, не ранее 1 октября текущего года. Образец приказа на инвентаризацию перед годовым отчетом мало чем отличается от других. Обычно используют ту же форму ИНВ-22, только указывают соответствующую причину.

ПРИКАЗ

О проведении инвентаризации и анализа состояния учебного фонда МБОУ СОШ № 32

В целях контроля за соблюдением учета, обеспечения условийхранения библиотечного фонда МБОУ СОШ № 32, а также на основании Протокола поручений по итогам совещания руководителей общеобразовательных учреждений города Кр- ка от 13.10.2018 годаПРИКАЗЫВАЮ:1. Провести инвентаризацию и анализ состояния библиотечного фонда МБОУ СОШ № 32 с 19 октября 2018 года по 26 октября 2018 года.2.

Для проведения инвентаризации создать комиссию в составе:Председатель — Михайлова М.М., заместитель директора по УВР Члены комиссии: Борисова Б.Б. заведующая библиотекой, Петрова П.П. главный бухгалтер, Иванова И.И. ведущий бухгалтер.3. Комиссии по инвентаризации провести полную инвентаризацию библиотечного фонда учреждения.4.

Директор Васильева В.В.

Руководитель предприятия рассматривает акты инвентаризации, сличительные ведомости, протокол заседания комиссии и ведомость учета результатов, которые были получены в ходе осуществления ревизии. На основании этих документов директор принимает окончательное решение в отношении итогов инвентаризации и утверждает его приказом об итогах инвентаризации.

В приказе указываются наименование организации, ее организационная форма, дата приказа, перечисляются документы, которыми руководствуется директор при принятии решения. Приказом утверждаются результаты инвентаризации, назначается исполнитель приказа и ответственный, контролирующий его исполнение. Обязательным реквизитом приказа об утверждении результатов инвентаризации является порядок устранения расхождений, установленных в ходе осуществления ревизии.

Распоряжение руководителя подписывается им, а также визируется бухгалтером для подтверждения ознакомления. Приказ передается в бухгалтерский отдел для исполнения. Этот документ будет служить основанием для действий бухгалтерии в части списания недоимки на убытки либо оприходования излишков по установленной цене.

Так как у данного документа отсутствует унифицированная форма, составляется он в произвольной форме, при этом должны соблюдаться все правила по оформлению первичной учетной документации. Данные правила установлены Федеральным законом “О Бухгалтерском учёте” от 6 Декабря 2011 г. N-402-ФЗ.

В бланке должны иметься следующие сведения:

• название предприятия, место её расположения и базовая информация о ней;
• регистрационный номер и дата документа;
• ФИО ген. директора предприятия, либо иного лица, имеющего полномочия издавать приказы и распоряжения;
• указание в кратком виде цели издания приказа (преамбула), также указывается отсылка на правовой акт, на основании которого он был оформлен (например, Трудовой кодекс);
• суть приказа и подпись руководства по предприятию;
• подписи всех сотрудников, которых затрагивает приказ, что указывает на то, что они ознакомлены с документом.

Итоги проверки

На основании описей материальных ценности проводится инвентаризация. Итоги проверки оформляются актом или протоколом инвентаризационной комиссии. Документы составляются в двух экземплярах, один из которых прикрепляется к плану проведения мероприятия, а второй — направляется материально ответственному лицу.

В акте исключаются опечатки и исправления, заполнение производится шариковой пастой.

Итоги проведения внепланового мероприятия:

• сравнение соответствия фактического количества и количества, отмеченного в документах;
• проверка всех накладных и приходных ордеров;
• товарная продукция не отражена документально.

Выводы указывают в акте. Там же отображаются все сведения о продукции, фиксируется как наличие, так и отсутствие материалов.

Итоги проведения мероприятия докладываются руководству. Если обнаружены несоответствия, то данные обстоятельства изучаются. Итогово принимается решение:

1. Проведение дополнительной проверки. Замечания должны быть устранены в срок, определенный планом мероприятий.
2. При обнаружении недостатка необходимо принимать меры.
3. Если обнаружены преступные действия заведующих складов, то документы направляются на рассмотрение в прокуратуру.

Нарушения могут быть в случае:

• возникновения нештатных ситуаций;
• кражи имущества;
• безответственного хранения.

Виновные могут быть найдены и не определены. Поиск виновных в утрате имущества лиц осуществляется полицией или силами организации.

Документы, оформленные по результатам инвентаризации, являются первичными. Они применяются для проверки полноты бухгалтерского учета и достоверности отраженных в нем сведений. Применение документов позволяет комиссии по инвентаризации сделать вывод о том, насколько результаты инвентаризации соответствуют сведениям бухгалтерского учета. По итогам ревизии может быть выявлено значительное отклонение реальных данных от отраженных в учете.

В случае выявления недостач документирование итогов инвентаризации позволяет подтвердить вину лица, ответственного материально, и взыскать с этого лица убытки, которые обоснованы и подкреплены документами.

Фиксирование и документальное оформление результатов инвентаризации являются неотъемлемыми условиями, играющими важную роль как внутри предприятия, так и в случае возникновения вопросов со стороны налоговых органов.

Кто назначает ответственное лицо

В зависимости от ситуации, выбрать среди персонала ответственное лицо может либо руководитель предприятия, либо, если организация крупная, начальник структурного подразделения. Заполняет приказ специалист отдела кадров или секретарь. После оформления приказ передается на подпись руководителю, либо иному уполномоченному на подписание подобного рода документов человеку.

Сотрудник, назначенный ответственным лицом, может отвечать за материальные ценности, техническую или пожарную безопасность, охрану труда, проведение работ на объектах повышенной опасности и пр.

В больших компаниях создаются целые специализированные отделы, работники которых заняты контролированием всех внутренних сфер деятельности предприятия. В небольших фирмах руководитель организации может взять всю ответственность на себя, но для этого тоже необходим данный приказ.

Перед тем, как принять человека в штат, с ним подписывается договор о мат. ответственности (хотя он может быть подписан и позже).

Процесс смены или увольнения МО по собственному желанию абсолютно такой же, как и у других сотрудников. Он полностью описывается в главе 13 ТК РФ.

В соответствии с законодательством, работник должен подать заявление об увольнении за четырнадцать дней. Когда этот срок истечёт, ему выдадут документы, а также будет проведёт денежный расчет. Больше двух недель процедура увольнения длиться по закону не может.

Инвентаризация – это обязательное условие для предприятия, в соответствии с требованием Министерства финансов в приказе № 119н. При этом документ о материальных ценностях передаётся главбуху предприятия, и если никаких нареканий нет, то он подписывается.

Увольнение МОЛ без инвентаризации незаконно!

Имущество предприятия увольняющийся или сменяемый работник передаёт другому работнику, обычно из штата, что закрепляется актом о передаче, который подписывают сотрудники организации, участвовавшие в проведении инвентаризации. После этого без проблем можно увольняться.

Оформление результатов инвентаризации

При проведении инвентаризации активов руководствуются методическими рекомендациями.

Алгоритм проведения мероприятия четкий:

1. Назначается инвентаризационная комиссия распорядительным документом. Работа членов комиссии постоянная. В состав входят специалисты из подразделений и структур: бухгалтера, администрация, сотрудники производственных отделов.
2. Создание рабочих комиссий тоже обязательно. Объем предполагаемых работ большой и нужно упростить задачу. Материально ответственные лица не включаются.
3. Подготавливается распорядительный документ о проведении инвентаризации.
4. У комиссии должны быть отчеты о получении, выдаче или перемещении ценностей. Приходные и расходные накладные следует изучить.

В методиках размещены формализованные описи, акты и другие документы. В них указывается наименование товара, количество. В формах можно найти отображение хода проведения работы.

Если данные имеются в учете, а в наличии продукции нет, то эти вопросы решаются в установленном порядке. Сведения отражаются в отдельном документе. В тот же документ вписываются выявленные расхождения. Отдельно оформляется сличительная ведомость, в которой четко показывается приход и расход.

При выявлении излишков материала на складе необходимо последние оприходовать в установленном порядке на предприятии. Если же выявлена недостача и виновных по этому поводу не обнаружено, то недостающие средства автоматически списываются на операционные расходования.

В каждой организационной структуре выполняется отчет по бухгалтерии за год, отражающий сведения о проведенной инвентаризации.

По итогам инвентаризации комиссия заносит полученные в ходе процедуры сведения в инвентаризационные описи (акты). Засвидетельствовать информацию, отраженную в актах (описях), обязаны лица, ответственные материально. Так они подтверждают свое присутствие при осуществлении ревизии.

Для анализа результатов инвентаризации сведения, полученные в ходе инвентаризации, сличаются с данными бухгалтерского учета. В случае обнаружения недостач или выявления излишков заполняется сличительная ведомость. Она фиксирует расхождения, обнаруженные в ходе ревизии, в нее вносят данные по имуществу или обязательствам, по которым есть расхождения.

После сравнения данных инвентаризации и бухгалтерского учета проводится заседание комиссии по инвентаризации. В ходе заседания происходит определение результатов инвентаризации, предлагаются варианты урегулирования обнаруженных неточностей. Итогом собрания является протокол. Факт отсутствия расхождений либо их наличие и способы отражения в учете фиксируются в ведомости учета результатов. Рекомендованная форма ведомости ИНВ-26 установлена Постановлением Госкомстата от 27.03.2000 № 26.

Протокол и ведомость передаются руководителю организации. По итогам их рассмотрения будет принято окончательное решение.

Возмещение ущерба

Если МО работник по какой-то причине наносит вверенному ему имуществу ущерб, что приводит к конкретным денежным убыткам работодателю, то последний имеет право рассчитывать на взыскание возмещения данного ущерба. То же касается недостач, если сотрудник работает с ценностями.

Законно можно привлечь сотрудника по двум типам ответственности: по ограниченной и по полной:

1. В первом случае МОЛ возмещает ущерб из собственного среднего заработка, вне зависимости от суммы нанесенного ущерба. Удержание недостачи может осуществляться частями из его зарплаты.
2. Полная ответственность – это возмещение всей суммы нанесённого ущерба. Причём виновный имеет право компенсировать убытки не только денежным способом, а предоставить аналогичное имущество взамен того, которому был нанесён ущерб, либо лично исправить последствия собственных действий.

Как оформить приказ

По результатам проведенной работы комиссия переносит сведения в описи товара или в акты. Только материально ответственные лица обладают правом подтвердить наличие ценностей на вверенном участке.

Полученные результаты сверяются с данными, отраженными по линии бухгалтерии. После оформления сличительной ведомости подводятся итоги:

• производится опись имеющихся средств и материальных ценностей;
• утверждается ведомость.

После проверки проводится заседание членов комиссии, на котором:

1. Рассматриваются результаты.
2. Члены комиссии выдвигаются свои решения по исправлению состояния дел.
3. Оформляется протокол, подписываемый членами комиссии и утверждаемый председателем.
4. Подготовленный протокол и ведомости направляются руководству объекта на рассмотрение.
5. Окончательный вердикт будет исходить от руководителя предприятия.
6. Оформляется распорядительный документ по итогам проведенных работ.

Освобождение от ответственности

В отличие от иных видов, матответственность может быть распространена на весь персонал предприятия. Рамки такой ответственности ограничиваются пределами среднего месячного заработка работника либо устанавливаются в рамках обязанности возмещения полного объема причиненного ущерба (упущенная выгода взысканию не подлежит).

В трудовом кодексе прописаны ситуации, когда лица могут быть освобождены от мат. ответственности:

1. Руководство освобождает сотрудника от последствий его действий из-за его профессиональных навыков и опыта.
2. Ущерб имуществу был нанесён, но он был нанесён не по причине прямых действий сотрудника, в то время как сам он действовал в соответствии с инструкцией.
3. Ущерб имуществу был нанесён для того, чтобы избежать ещё больших разрушений/для спасения людей в чрезвычайной ситуации.

Юридическая практика показывает, что решение всех формальных и денежных вопросов руководства с МОЛ лучше не доводить до суда, так как из-за специфики подобных дел большинство из них растягиваются на целые года.