Приказ о приеме на работу (бланк и образец)

Правила оформления приказа о приёме на работу

После предоставления уполномоченному должностному лицу заявления о вступлении в должность, и удостоверения этого заявления руководителем организации, требуется сформировать соответствующий документ, официально удостоверяющий факт трудоустройства.

Таковым будет приказ.

Приказ о приёме на работу – это основной документ, выражающий согласие руководителя организации в официальной форме. Регулируется нормами статьи 68 ТК РФ. Этот документ всегда издается на юридических основаниях, которыми, в данном случае, выступает заявление претендента на должность.

После выхода приказа, просьба изъявленная заявителем считается удовлетворённой. Так же выход документа определяет начало процесса оформления трудовых отношений и разрешение приступить к должностным обязанностям.

СПРАВКА: Независимо от наличия электронного вида документа, обязательно требуются для хранения их оригиналы на бумажном носителе.

Основания для издания приказа на прием сотрудника

Новый сотрудник считается трудоустроенным, если он прочел приказ о назначении на желаемую должность и расписался в том, что ознакомился с ним.

Для полноценного пакета документов для отдела кадров можно написать заявление о приеме на работу, но это необязательно, ведь такое заявление составляется в свободной форме и, с точки зрения закона, не может считаться основанием для публикации данного приказа.

Какие формы документов применяются?

До 2013 года были обязательными к применению унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004, в частности унифицированная форма приказа о приеме на работу № Т-1 (Т-1а – табличная, на нескольких работников). Их неприменение влекло ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

В настоящее время в связи с изменениями в законодательстве о бухгалтерском учете у работодателей имеется возможность использовать самостоятельно разработанные и утвержденные формы учетной документации, включая бланки приказов о приеме на работу. Не возбраняется также внести в унифицированную форму изменения и дополнения, обусловленные спецификой организации, утвердив их в составе учетной политики организации.

Но практика показывает, что большинство организаций при издании приказа о приеме на работу продолжают пользоваться формами Т-1 и Т-1а в неизмененном виде, объясняя это их универсальностью и удобством.

По причинам, изложенным выше, единого образца приказа о приеме на работу в настоящее время не существует.

Отметим также, что требования законодательства относительно содержания трудового договора кардинально не менялись в течение последних лет, как и нормы об оформлении трудоустройства работника. Вследствие этого не приходится говорить и о каком-то особенном образце приказа о приеме на работу в 2016 году.

Для того чтобы принять сотрудника на работу, организации необходимо запросить у него следующие документы:

• паспорт гражданина;

• трудовая книжка. В случае, если сотрудник до этого нигде не работал, заводится новая трудовая книжка;

• ИНН;

• СНИЛС – страховое свидетельство – «зеленая» карточка. Если его также не было,  необходимо, чтобы сотрудник его получил в ПФР;

• документы об образовании;

• документ воинского учета, в случае если гражданин является военнообязанным;

• медицинская справка.Прежде чем, принять сотрудника в некоторых случаях необходимо наличие медицинской справки, для этого он должен пройти медицинское исследование в специальном центре, после чего ему выдадут подтверждающий документ.

Медицинская справка необходима в случае принятия на работу несовершеннолетнего, а также в случае работы в сфере общепита и пищевой промышленности.

Так, например, предусмотрено обязательное прохождение медицинской комиссии для работников, контактирующих с пищевой продукцией, медицинского персонала.

Рассмотрим действия бухгалтера при приеме сотрудника на работу.

Согласно закону прием на работу оформляется только приказом работодателя, но требования к этому документу и его бланку законодательством в настоящее время строго не регламентированы. Главное тут – наличие обязательных для этого документа реквизитов и соответствие условиям трудового договора, являющегося основанием приказа.

До 2013 года в этом случае была обязательной для применения унифицированная форма приказа о приеме на работу № Т-1 (Т-1а), утвержденная в числе прочих форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004.

Теперь в связи с изменением в законодательстве о бухгалтерском учете работодатели вправе использовать самостоятельно разработанные и утвержденные формы учетной документации, включая бланки приказов о приеме на работу.

Возможно также внесение организацией изменений и дополнений в унифицированную форму с утверждением их в составе учетной политики организации.

На практике большинство организаций при издании приказа о приеме на работу продолжают пользоваться унифицированными формами Т-1 (для оформления одного сотрудника) и Т-1а (для оформления нескольких сотрудников) в неизмененном виде, поскольку они удобны и универсальны.

Приказ подписывается руководителем или иным уполномоченным должностным лицом и доводится до сведения работника в срок не позднее 3-х дней с даты начала работы.

Приказы составляются и оформляются при использовании типовых форм, утверждённых Госкомстатом РФ 5.01.04 г, под № 1.

При приёме на работу используются формы Т-1 и Т-1а.

Если оформление проводится переводом с одной должности на другую, используется форма Т-5.

Форма Т-1. Приказ о приеме работника на работу по форме Т-1 используется при оформлении на вступление в должность одного сотрудника. Допускает одного распоряжения. Признана унифицированной формой, опирающейся на базовые нормативы кадрового делопроизводства.

Форма Т-1а. Применяется, когда одним распоряжением на работу оформляется несколько человек. Имеет специфическую структуру, в которой единый формат, с учётом норм, регламентированных кадровым делопроизводством, распространяется на несколько пунктов, в отношении нескольких трудоустраиваемых лиц.

Документ составляет специалист кадровой службы организации, или иное должностное лицо, в чьи должностные функции входит данная ответственность. Индивидуальные предприниматели (ИП) вправе составлять распорядительные документы самостоятельно, если в штате не предусмотрена специальная единица.

Рассмотрим образец заполнения приказа о приёме на работу по форме Т-1. При составлении приказов используется повелительное наклонение и безличностная форма распоряжения. То есть в приказе недопустимо использовать местоимения или фамилии должностного лица, его составляющего.

Наименование организации.

Вместо фамилии и инициалов руководителя или кадрового работника, составляющего приказ используется наименование организации.

Оно даётся в том виде, в котором зарегистрировано в качестве учредителя, в полном варианте.

Допускаются только общепризнанные сокращения, такие как: ООО, ОАО, НКО и т.п. Такие определения как «Бюджетное учреждение» и т.п. вносятся полностью.

В этом случае правомочие приказа не ограничивается периодом работы руководителя или кадрового работника, а распространяется на весь срок деятельности компании. Если компания приобретает новые юридические рамки, старая документация не утрачивает юридическую силу.

СПРАВКА: Если на типовом фирменном бланке приказа внесены сведения об организации, дублировать их не нужно.

Должность. Должность, на которую принимается заявитель должна соответствовать принятому ранее, штатному расписанию, а так же:

• записи в трудовой книжке, которая заполняется на основании данного приказа;
• заявлению, с которым обратился к работодателю претендент на должность.

Подразделение.

Здесь же обязательно указать подразделение, в котором предполагается трудовая деятельность заявителя.

Например: «цех», «дошкольное отделение» «отдел нижнего белья» и т.п.

Дата прекращения трудового договора. Если договор срочный и оформляется на замещение основного работника, указывается точная дата увольнения, совпадающая с датой выхода основного работника.

В иных случаях целесообразно опираться на обстоятельства, сопутствующие трудоустройству лица. Например: «принять на время декретного отпуска» и т.п.

ВНИМАНИЕ: Принимать основного сотрудника по срочному договору незаконно, если отсутствуют обстоятельства, требующие ограничения по срокам трудоустройства.

Ф.И.О. работника. Данные сведения вносятся полностью, без сокращения инициалами. Их вносят в родительном падеже единственного числа. Требуется проверить, чтобы эти сведения совпадали:

• с паспортными данными;
• с трудовой книжкой;
• с документами об образовании.

Если фамилия (или иное) различаются, нужно представить документ, удостоверяющий смену фамилии (или иного). Например, свидетельство о вступлении в брак, когда изменялась фамилия.

Индивидуальный номер работника.

Этот номер так же называется табельным. Он присваивается каждому работнику при приёме на работу. Его можно найти в Журнале табельных номеров.

При присвоении очередного номера, напротив вписывается фамилия и инициалы лица, которому он присвоен, а так же – номер приказа о приеме на работу. Этот номер вносится в специально выделенное для него поле.

Условие и порядок испытательного срока. Если трудоустраиваемому лицу назначается испытательный срок, это обязательно отражается в приказе. В данном случае обязательны и сопутствующие сведения:

• период испытательного срока;
• дата перевода на основную работу;
• иные обстоятельства перевода на постоянную должность.

Условия приёма на работу в приказе. В соответствующем поле указывается, на какой основе принимается указанное лицо в должность:

• на постоянной основе, в штат;
• по совместительству;
• с почасовой оплатой;
• на определённый ограниченный срок.

Если предусматривается испытательный срок, это обстоятельство так же указывается в документе.

Условия приема на работу и характер работы — что писать в приказе?

Условия приёма на работу по преимуществу зависят от объёма работ, предусматривающихся на соответствующую штатную единицу, от возможности трудоустраивающегося лица трудиться на протяжении соразмерного количества времени.

Так же здесь учитывается соразмерный период, на протяжении которого должность оставалась вакантной.

ВАЖНО: Условия приёма на работу не должны противоречить нормам трудового права, а так же локальной документации, регулирующей нормативы труда на данном производстве (в компании).

Характер работ. Вносится на этой же строке, где указаны условия приёма на работу. Необходимость их внесения возникает при наличии специфических нюансов. Например, посменно, на ненормированный рабочий день и т.п.

Оплата труда. Можно ли в приказе о приеме на работу не указывать оклад? Указание оклада является обязательным пунктом. Здесь вносимые сведения зависят от того, каким образом будет начисляться заработная плата. Если оплата производится на основании действующего и утверждённого оклада – вносится соразмерна сумма, с пояснением «с окладом».

Если начисления производятся из расчёта за один час работы – вносится сумма, с пояснением «с тарифной ставкой». Данные пояснения допускают подчёркивания выбранной информации в указанной строке.

Журнал регистрации приказов о приёме на работу

Каждая организация, независимо от формы собственности и статуса учредителя, обязана вести журнал, где регистрируются приказы. Журнал имеет вид книги и специализированную форму, в которой расположена таблица с колонками, в которые вносятся сведения о каждом документе:

• порядковый номер записи;
• дата внесения;
• номер приказа;
• вид (о приёме, увольнении, переводе и т.п.);
• Ф.И.О. сотрудника;
• табельный номер работника;
• основание (ссылка на заявление, договор и т.п.).

Листы в журнале должны быть соблюдать нумерацию, а журнал опломбирован и прошнурован. Опломбировка удостоверяется штампом или печатью, с указанием должности или фамилии лица, проводившего опломбировку.

В небольших компаниях допустимо вести такие журналы, изготовленные самостоятельно. В крупных организациях и учреждениях целесообразно приобрести готовые бланки журналов. Когда все страницы журнала будут заполнены, заводится новый экземпляр, а старый убирается на хранение в архив.

Как правильно составить приказ о приеме на работу?

В тексте приказа должны быть упомянуты все существенные положения, подробно описанные в контракте. Перечислим такие сведения:

• Дата, с которой человек считается работником предприятия. Если с новичком подписывается срочный договор, в приказе обозначается дата увольнения, а также оговариваются условия, при наступлении которых данное трудовое соглашение будет считаться автоматически прекращенным. При заключении бессрочного контракта в столбце “Дата” после строки “Принять на работу” графа “по” должна оставаться пустой.
• Далее вносится код ОКПО организации или индивидуального предпринимателя, порядковый номер приказа и его дату оформления.

Важно! Дата опубликования приказа о приеме на работу и дата выхода на новое место работы работника могут различаться, но человек не может начать работать раньше, чем подписан контракт с ним.

• Ф.И.О., взятые из паспорта принятого сотрудника.
• Табельный номер, закрепленный за ним; название подразделения, отдела или цеха, где он будет непосредственно трудиться; наименование должности по штатному расписанию.
• В строке “условия приема на работу, характер предстоящей работы” указывается, будет человек работать постоянно или будет совместителем, перешел ли он переводом из другой организации или замещает сотрудника, который временно отсутствует, если сотрудник принят на работу временно по срочному договору – указывается, для выполнения каких конкретно обязанностей принят сотрудник, и т.д.

• Указывается размер часовой тарифной ставки или должностного оклада, отдельно оговариваются надбавки, если они есть. Эти цифры переносятся в приказ из текста трудового договора и непременно должны соответствовать данным из штатного расписания компании или учреждения.
• Если новичок принят на работу с испытательным сроком, это нужно упомянуть и обязательно указать его продолжительность.

Внимание! Когда факт назначения испытательного срока внесен в приказ, но это не указано в трудовом соглашении, тогда запись о нем в приказе можно признать недействительной.

В графе основания издания приказа необходимо указать сведения о заключенном между сторонами трудовом договоре – его дату составления и номер. В конце документ подписывает директор, а ниже сотрудник должен поставить свою подпись о своем ознакомлении с документом.

Иногда в приказ приходится вносить дополнительную информацию: например, указать данные договора о материальной ответственности, если должность нанятого работника предусматривает подписание такого договора. Если на работу по договору принимают совместителя, в приказе важно указать продолжительность его рабочей недели, по законодательству она не должна быть более четырех часов в день.

Важно! Приказ о трудоустройстве сотрудника может служить при необходимости официальным подтверждением его места работы, должности, которую он занимает, непрерывного стажа на конкретном предприятии и некоторых других фактов, касающихся его биографии.

Можно ли отменить приказ?

А если работник не явился на работу в срок без уважительной причины, руководство имеет право посчитать контракт и приказ о трудоустройстве недействительными и отменить их, издав соответствующе распоряжение.

Но если человек проработал не менее одного дня, а потом по какой-либо причине отказался работать в компании, аннулировать договор и приказ уже нет законной возможности. Тут сотруднику придется написать заявление об увольнении, или разорвать трудовой договор по соглашению сторон.