Как правильно оформить выписку из приказа о приеме на работу, образец документа

Пример выписки из приказа работодателя

Общество с ограниченной ответственностью «Строительная организация «Энергия»

г. Львов                                             21 января 2021 г.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

Приказываю:

1. Направить на повышение квалификации с отрывом от работы в ФГБОУ «Политехнический институт», г. Москва, для прохождения курса: «СНиП. Сварочные работы» сварщика 3 разряда отдела проектных и монтажных работ Сидорова Алексея Альбертовича на срок с 1 марта 2021 г. по 15 марта 2021 г.

Директор                   Папанинцев            Папанинцев О.С.

С оригиналом приказа о повышении квалификации № 31 от 21.01.2021 г. сверено.

Помощник директора        Ольхова         Ольхова А.Л.

Ответ на этот вопрос лежит на поверхности. Очень часто руководитель издает объемный по содержанию приказ. К примеру, приказ о приеме на работу нескольких сотрудников. Или о направлении в командировку группы лиц. Не обязательно представлять в иные органы и организации весь текст приказа. Достаточно будет и выписки из него только в той части, которая имеет отношение к ситуации.

Иногда приказ работодателя содержит сведения, которые составляют коммерческую тайну. В таком случае именно выписка из приказа поможет защитить важную информацию.

То есть выписка из приказа оформляется заново. На новый бланк ответственный за документ сотрудник переносит часть текста. И сверяет с оригиналом, проставляя свою подпись.

Копия же изготавливается с помощью копировальных машин (как правило). Она отражает текст приказа в полном объеме. Копия может быть заверена путем проставления отметки – «копия верна».

Дубликат документа может быть изготовлен, когда утрачен оригинал. Ответственное за создание дубликата лицо воспроизводит аналог утраченного приказа. В полном объеме.

Документ составляется по общим правилам делопроизводства. Составитель указывает фирменное наименование работодателя, место составления. Заглавие – выписка из приказа №… Номер приказа и дата соответствуют первоначальному документу.

Далее в зависимости от цели подготовки документа следует либо распорядительная часть, либо констатация какого-то факта. Затем подпись директора. И лица, составившего выписку о соответствии оригиналу.

Выписка из приказа работодателя может быть составлена как в отношении действующих приказов, так и архивных. К примеру, при оформлении пенсии будущему пенсионеру может потребоваться информация о факте работы для подсчета стажа. Тогда работодатель может составить выписку из приказа о приеме на работу.

Каждый работодатель должен знать, что если работник обращается к нему за получением документов, связанных с его работой, просьба должна быть удовлетворена. И не когда хочется руководителю, а с соблюдением определенных сроков.

Работник подает заявление о документах, связанных с работой. До истечения 3 рабочих дней руководитель обязан выдать на руки заверенные копии (ст. 62). То же самое касается и выписок. Если работник просит выписку, ее нужно сделать. Или дать ему копию приказа.

В противном случае отказ выдать выписку из приказа работодателя может вызвать жалобу в государственные органы или иск в суд.

Что такое выписка из приказа о приеме на работу?

Выписка – это документ аналогичный приказу, но содержащий сведения только об одном сотруднике, устроенном в организацию.

В ней содержатся сведения об организации-работодателе, дате трудоустройства, должности и структурном подразделении трудоустраиваемого работника, ставятся печати и подписи ответственных лиц.

Никаких жестких требований к оформлению выписки нет, главное, чтобы была указана вся вышеперечисленная информация.

Унифицированного бланка выписки из приказа о приеме на работу не существует.

Выписка — это такой же распорядительный документ, сохраняющий все реквизиты организации, но содержащий информацию только об определенном сотруднике.

Как правило, они могут потребоваться в государственные и муниципальные органы (например, для подтверждения стажа при оформлении пенсии) или же в другие органы и инстанции, возможно вышестоящие.

В каких случаях нужна?

Как правило, выписка делается по просьбе принятого на работу сотрудника, для предоставления в какую-либо организацию (например, для восстановления трудовой при ее утере, или в отделения ПФ РФ при оформлении пенсии и т.д.).

Информация о трудоустройстве какого-либо сотрудника может быть запрошена у работодателя судебными органами или полицией. Кроме того, в пределах одной организации, часто передается информация о трудоустройстве между разными отделами.

Например, отдел кадров передает документы о трудоустройстве сотрудников в органзацию бухгалтерии для расчета заработной платы.

В соответствии с частью 1 ст. 62 Трудового кодекса РФ работодатель в обязательном порядке должен предоставлять работнику копии всех документов, связанных с работой, в том числе и о приеме. Это делается по письменному заявлению работника в течение трех рабочих дней.

Если приказ сводный (касается нескольких сотрудников), то его текст будет содержать столько пунктов, сколько человек принимают на работу и иметь большой объем.

В этом случае нет никакой необходимости копировать его целиком, поэтому для экономии времени и сохранения корпоративной этики выписки делаются отдельно на каждого сотрудника.

Как правильно оформить?

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Строго определённого порядка оформления нет, но есть несколько пунктов, которые обязательно должны быть указаны:

• название предприятия;
• дата;
• место составления;
• подпись ответственных лиц, которые вправе заверять подобные документы.

Выписку можно напечатать, написать от руки, либо отксерокопировать нужный кусок и допечатать на него нужные данные. Самое главное — наличие «живой» подписи уполномоченного сотрудника.

Использовать можно фирменный бланк предприятия или обычный лист. Как правило, кадровые службы компаний выбирают первый вариант, поскольку на бланке уже содержится часть нужной информации.

Чаще всего компании составляют документ в таком виде:

1. Полностью копируется шапка, преамбула, номер и дата издания (только вместо слова «Приказ» пишется «Выписка из приказа»).
2. Переносится часть текста, в которой содержится запрошенная информация.
3. Указывается должность и ФИО человека, который приказ подписывал (сама личная подпись не копируется).
4. Далее пишется слово «Верно», ставится дата и подпись удостоверяющего лица (с указанием должности и ФИО).

Поскольку с 2016 года юридические лица вправе (а не обязаны) иметь печати и штампы, то в случае, если организация продолжает использовать в своей работе печать, можно заверить копию после оформления оттиском. Это будет уместно, поскольку банковские сотрудники и госслужащие часто настаивают на наличии печати.

Приказы о приеме на работу бывают двух видов: по основной деятельности и по личному составу. В зависимости от того, выдержку из какого приказа мы делаем, будет зависеть и оформление, хотя расхождения между ними незначительные.

«Шапка» выписки выглядит абсолютно так же, как и сам приказ. Она содержит следующие реквизиты:

1. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) располагается в верхней центральной части бланка в соответствии с уставом (положением организации).
2. Название организации. Это полное наименование, соответствующее учередительным документам организации. Сокращения не допускаются, кроме утвержденных аббревиатур. Если имеется вышестоящая организация, то ее сокращенное название (а при его отсутствии – полное) указывается на бланке выше наименования самой организации – автора документа.
3. Регистрационный номер. Он остается таким же, как и у приказа. Допускается
   написание, как в печатном виде, так и от руки.
4. Датируется тем же числом, что и приказ.
5. Вид документа меняется. Слово «ПРИКАЗ» заменяется на «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА». Пишется по центру, заглавными буквами, точка не ставится.
6. Констатирующая часть. Если таковая имелась в приказе, то ее приводят полностью. В приказах по личному составу она отсутствует, поэтому пишется лишь слово «приказываю».
7. Распорядительная часть. В нее входят только пункты, касающиеся того сотрудника (сотрудников), на которого готовится выписка.
8. Указывается фамилия и инициалы, наименование должности лица, подписавшего приказ. Личная подпись не требуется.

Период действия и хранения выписки из приказа

В законодательстве не установлен срок действия, поэтому по умолчанию считается бессрочным. Срок хранения зависит от того, откуда были взяты сведения.

Так, приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558 утверждён Перечень типовых архивных документов. В пункте 656 этого Перечня сказано, что личные дела, в том числе заявления, копии приказов, должны храниться 75 лет. Но если сделанная выписка относится к документам, которые не входят в состав личных дел, то храниться она будет только пять лет (п. 665 Перечня).

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

Нет никакого регламентирующего документа, который бы говорил о сроках действия выписок из приказа о приеме на работу, следовательно, они являются бессрочными.

Сроки хранения выписок из приказа о приеме на работу зависят от того, в каком деле они хранятся.

Так, например, в личных делах они будут храниться постоянно. Отдельно формировать дело с выписками не имеет смысла, так как уже имеется дело с самими приказами.

Итак, оформляя выписку из приказа о приеме на работу, следует быть очень внимательным, как и с любым кадровым документом. Но если соблюдать все нормы кадрового делопроизводства, то в этом нет ничего сложного.

Нет закона, который ограничивал бы срок действия выписки. Следовательно, она может считаться бессрочной.

Не установлен также порядок хранения документа. Как правило, копия хранится в личном деле. Не оговорен также срок хранения документа в компании. Обычно этот срок соответствует сроку хранения личного дела сотрудника.

Срок предоставления выдержки, если на это есть соответствующий запрос, составляет 3 суток. Под запросом понимается, как правило, письменное обращение (заявление и прочее).

Выписка – это выдержка, «сокращенная копия» приказа о трудоустройстве.

У нее нет срока действия и законодательно он не предусмотрен.

Выдается она бессрочно и может быть предоставлена в запрашивающий орган по прошествии любого времени с момента выдачи.

Это объясняется тем, что датируется выписка тем же числом, что и приказ о приеме на работу. Другой датой этот документ выдан быть не может.

Выписка из приказа о приеме на работу – важный кадровый документ, который не должен содержать ошибок.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

К его заполнению нужно отнестись очень внимательно, так как последствия для трудоустроенного сотрудника, в случае допущения неточности, могут быть крайне неприятными.

Особенно это касается вопросов подтверждения трудового стажа при выходе на пенсию. Еще раз самостоятельно просмотрите документ при получении. И только убедившись в его правильности, передавайте в место, откуда поступил запрос.