Заявление о подключении к электронному документообороту образец

Электронный документооборот: от дискеты до цивилизованного взаимодействия

Обмен электронными документами между организациями — это один из современных способов взаимодействия контрагентов, бизнес-партнеров и иных заинтересованных лиц. Времена бумажных технологий постепенно уходят. На смену им уже пришли новые, законодательно закрепленные и технически подкрепленные технологии.

Первыми на электронный документооборот перешли не отдельные компании или ИП. Система электронного документооборота в ее современном виде затронула большинство бизнесменов десяток лет назад, когда налоговые органы и внебюджетные фонды стали вдруг требовать от налогоплательщиков и страхователей представлять не бумажную отчетность, а ее электронные образы.

С тех пор мы стали постигать все премудрости работы с электронными документами. Постепенно знакомились со спецпрограммами, позволявшими формировать электронные отчеты. Многократно посещали инспекции с одним электронным отчетом из-за невозможности самостоятельно выявить ошибки на стадии его подготовки (контроль происходил только непосредственно в программе контролирующего органа).

Но этот процесс еще нельзя было назвать полноценным документооборотом. Мы только готовили отчеты в электронном виде и на дискетах приносили контролерам. Происходило одностороннее взаимодействие. Сейчас этот процесс значительно прогрессировал и система документооборота заработала практически в полную силу.

Преимуществами электронного документооборота компании стали пользоваться не только при взаимодействии с контролирующими органами, но и внутри бизнес-сообщества между собой.

Далее подробнее поговорим о технологии обмена документами в электронном виде между организациями.

Что представляет собой заявление о подключении к электронному документообороту с ПФР?

Иногда в целях внешнего взаимодействия с заинтересованными лицами компании требуется оформить по специальной форме заявление о подключении к электронному документообороту и ряд других документов. Большинство компаний сталкиваются с необходимостью оформления такого заявления при сдаче электронной отчетности в ПФР.

В этом случае участниками электронного документооборота будут не партнеры по бизнесу, а компания и внебюджетный фонд. Заявление нельзя написать в произвольной форме — его готовый шаблон можно найти на сайте ПФР. Оно должно содержать следующие данные:

• Реквизиты компании, которая вступает в электронное взаимодействие с фондом.
• Сведения об операторе связи и используемом средстве криптозащиты информации.

Как правильно заполнить заявление по форме р26001 – узнайте тут.

Законодательно предусмотрены следующие варианты подачи документации предприятием в Пенсионный фонд:

• Отчет сдается специализированной компанией. Такой вариант оптимален в случае, если бухгалтерия не справляется с нагрузкой или по иным причинам не может заниматься сдачей отчетности. При выборе этого варианта с фирмой, предоставляющей услуги, заключается договор аутсорсинга.

• Сдача отчетности через спецоператора. Этот вариант для фирм, в штате которых более пяти десятков сотрудников, более мелкие компании вправе выбрать первый вариант. Суть метода заключается в поиске компании, специализирующейся на обеспечении электронного документооборота между фирмами и Пенсионным фондом.

Заявление о переносе отпуска на другой срок: образец и пошаговая инструкция по заполнению находятся по ссылке.

Подать заявление о подключении к электронному документообороту с ПФР можно до наступления 20 числа второго месяца, идущего до начала отчетного периода.

Страхователи, подавшие заявление несвоевременно или заполнившие его неверно, приравниваются к страхователям, не оформлявшим заявление, и вынуждены сдавать отчетность на магнитных или бумажных носителях.

Что такое электронный обмен документами между предприятиями

Что такое электронный документооборот между предприятиями на современном этапе?

Это система работы с документами, когда их оригиналы формируются сразу в электронном виде в режиме безбумажной технологии. И обмен документами происходит тоже электронно.

Такая система эффективна и жизнеспособна только в том случае, если обе стороны электронного документооборота согласовали свои действия и технически готовы обмениваться электронными документами.

Станут ли трудовые книжки электронными, узнайте из этой публикации.

Важный элемент любого электронного документооборота — электронный документ. Чтобы придать созданному в электронной форме документу юридически значимую силу обеим сторонам электронного документооборота необходимо обеспечить ему 3 важных свойства. Электронный документ должен:

• Обладать обязательными реквизитами.
• Соответствовать утвержденному формату.
• Удостоверяться подписью ответственного лица.

Если вы и ваш контрагент организовали на своих предприятиях формирование электронных документов по установленным форматам, необходимо технически обеспечить ваше с ним электронное взаимодействие. Как это сделать?

Нюансы безбумажного взаимодействия контрагенты могут прописать в отдельном соглашении об электронном документообороте. Как его составить?

Законодательством не установлены специальные требования к форме и содержанию соглашения об электронном документообороте между юридическими лицами. Поэтому его состав и содержание определяются его участниками. При этом необходимо соблюдать общие для такого рода документов стилистику и структуру (обязательно описать предмет соглашения, срок действия, реквизиты сторон и иные вопросы).

На рисунке ниже представлены основные (возможные) разделы такого соглашения.

Содержание и заполнение документа

В заявлении обязательно указывается ряд сведений:

• Об предоставляющей услуги шифрования и передачи данных компании — полное точное название компании-оператора и тип средства информационной криптозащиты (СКЗИ).
• Об юридическом лице — ИНН и полное точное наименование компании, КПП и контакты (телефонные номера и адрес электронной почты), юридический и фактический адреса, регистрационный код в ПФР.
• О физическом лице — ФИО, данные паспорта, контакты (e-mail и номер телефона), номер регистрации физлица в Пенсионном фонде; адреса постоянной регистрации и места проживания.

Заявление о перечислении заработной платы на банковскую карту: образец и пошаговое руководство по заполнению находятся в публикации по ссылке.

Как перейти на электронный документооборот с контрагентами

Чтобы 2 отдельно взятые системы взаимно и эффективно обменивались документами, нужно прописать все нюансы документооборота в специальном регламенте.

В первую очередь необходимо разобраться, какие электронные документы должны быть подписаны простой электронной подписью, а какие — усиленной. Законодательно допускаемые виды электронных подписей указаны на рисунке.

В электронном документообороте с контрагентами могут участвовать документы разной степени значимости и конфиденциальности. Например, наиболее жесткие требования предъявляются к электронным счетам-фактурам: их нужно подписывать исключительно УКЭП и отправлять через оператора ЭДО (приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н).

В регламенте об электронном документообороте необходимо закрепить порядок подписания электронных документов и очертить круг ответственных лиц, которые вправе их подписывать.

После решения всех регламентных вопросов с контрагентами необходимо выбрать оператора ЭДО, через которого вы будете обмениваться электронными документами, и заключить с ним договор. Кроме того, потребуется решить и иные задачи:

• Организовать электронный архив полученных и отправленных электронных документов.
• Внести дополнения в учетную политику в части перехода на электронный документооборот.
• Обеспечить ответственных лиц электронными подписями.
• Решить иные организационные и технические вопросы, необходимые для эффективной работы системы.

Обмен документами в виде скан-образов: как и когда это возможно

Электронный обмен между контрагентами документами в виде их скан-образов практикуется в компаниях давно — со времен появления разнообразных почтовых интернет-сервисов. Для этого не нужно каких-то специальных программ или подключения к операторам ЭДО. Однако простота использования такого способа обмена документами имеет ряд существенных недостатков:

• Невозможность обеспечения гарантированной безопасности информации.
• Значительные затраты времени и трудовых ресурсов на перевод бумажного документа в электронный скан-образ.
• Необходимость в последующей распечатке документа.
• Невозможность быстрого обмена согласованными документами.
• Иные недостатки (отсутствие возможности отследить документ, задержки согласования по иерархии в компании и т. д.).

Это приводит к сужению сферы применения подобного способа обмена документами в электронном виде между организациями. Обмен скан-образами используется в основном для тех видов документов, которые не являются для компании юридически значимыми. И высылаются они электронно контрагенту только для ускорения взаимодействия (исполнения условий договоров или решения текущих хозяйственных задач). При этом параллельно бумажный оригинал отправляется по почте или курьерской службой.

Письмо о переходе на электронный документооборот

Компания сама определяет, как перейти на электронный документооборот с контрагентами. Но в любом случае это переговорный процесс. Предложение о переходе на электронный документооборот может решаться в устной форме, в виде письменного приглашения одного из бизнес-партнеров или путем подписания специального соглашения.

Чтобы письменно предложить контрагенту наладить электронный документооборот, можно направить в его адрес письмо. Рассылка таких писем помогает компании с объемным документооборотом пригласить к электронному взаимодействию новых и действующих партнеров.

В тексте письма в лаконичной форме нужно проинформировать контрагента:

• О законодательно закрепленной возможности электронного документооборота.
• Его преимуществах.
• Формах документов, которыми планируется обмениваться в электронной форме.
• Действиях, необходимых для перехода на эту систему.

Образец письма о переходе на электронный документооборот (выдержка) представлен ниже.

Можно, не меняя текста письма и подставляя только реквизиты контрагентов, быстро проинформировать их о вашем желании организовать взаимный электронный обмен документами.

Итоги

Электронный документооборот между организациями — это эффективный инструмент взаимодействия партнеров, современный способ обмена информацией и документами. Он позволяет обмениваться необходимыми электронными документами без их распечатки на бумаге и значительно сокращает время на их обработку, контроль и доставку контрагенту.

Чтобы наладить электронное взаимодействие, необходимо согласовать его нюансы. Это можно сделать в устной форме, отправить письмо и (или) подписать отдельное соглашение. Понадобится также решить ряд сопутствующих вопросов (прописать порядок электронного документообмена, установить ответственных лиц, снабдить их электронной подписью и т. д.).