Как должны быть выплачены суточные при командировке?

Судебная практика о возмещении расходов

Служебная командировка (далее также — командировка) — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

С 2019 году суточные приравняли к полевому довольствию.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

Следовательно, нормы для целей налогообложения суточные и полевое довольствие принимаются в одном размере:

• 700 рублей по Российской Федерации;

• 2500 рублей по зарубежным командировкам и работе в полях.

Поясним различия.

Таблица

Состав расходов будет также различаться.

Различен состав расходов и при направлении сотрудника в командировку по России или при направлении за рубеж.

Нормативно-правовым актом, регулирующим порядок направления в командировки, является Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Что важно помнить?

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

В статье 168 ТК РФ установлены следующие виды расходов на российские командировки:

• расходы по проезду;

• расходы по найму жилого помещения;

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

В зарубежных командировках учитываются:

• расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

• обязательные консульские и аэродромные сборы;

• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

• иные обязательные платежи и сборы.

При следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Возмещение иных расходов, связанных с командировками, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы. Аналогичная норма применяется для целей налогообложения и поименована в статье 252 НК РФ.

Таблица

Если договор проживания заключается с организацией, то все документы предоставляются на юридическое лицо, а не на физическое лицо, в этом случае, осуществляется, как правило, безналичная оплата, также при применении общей системы налогообложения будет счет-фактура, а вместо чека будет осуществляться оплата через банк.

Если у работника нет документов, подтверждающих проезд и проживание, он представляет служебную записку и (или) иной документ (Письмо Роструда от 19.10.2015 N 2450-6-1)

Выплата суточных за один день командировки

Законодательно размер суточных, выплачиваемых командированным работникам, не установлен. Конкретные суммы для служебных поездок по территории РФ и за границу определяет работодатель в своем локальном нормативном акте (ЛНА). Например, в положении о командировках.

Многие слышали, что при командировках по России суточные должны составлять 700 руб., а за границу – 2500 руб. Но это не так. Указанные лимиты установлены НК РФ, как суммы суточных, не облагаемые НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ). А если работнику выплатят больше, то сумма превышения подпадет под обложение.

Например, Кравцову А.С., работающему в тверской компании, за 3 дня командировки в Санкт-Петербург заплатили 1500 руб. суточных. Значит, суточные за 1 день командировки по России в организации установлены в размере 500 руб. Это меньше 700 руб., поэтому с этих суточных не надо удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы.

Поэтому составляя свой ЛНА, определяющий выплату суточных при командировках, компании зачастую устанавливают нормативы суточных, не превышающие указанные лимиты. Что касается срока выплаты суточных при командировках, то он жестко не установлен. Вместе с тем, аванс на командировку должен быть выплачен до ее начала (п. 10 Положения). А за сколько дней – может быть прописано в ЛНА.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

Сумма аванса определяется на основании сметы, которая включает в себя и расходы на проезд, и на проживание, и суточные. Бухгалтер выдает аванс (с учетом суточных) на основании заявления работника или приказа о направлении в командировку:

• либо наличными из кассы организации;
• либо безналичным способом путем перечисления на карту, в том числе и на зарплатную.

Если работника направили в однодневную командировку, то есть в командировку, из которой он должен вернуться в тот же день, то если это командировка:

• по России, суточные ему не выплачиваются (п. 11 Положения);
• за рубеж, суточные выплачиваются в размере 50% от нормы суточных, определенных работодателем в ЛНА для заграничных командировок (п. 20 Положения).

Как составить положение о командировании работников?

Для того, чтобы не возникало у проверяющих вопросов в отношении командирования работников важно составить положение о командировании. Такой документ позволит четко определить категории командируемых сотрудников, а также порядок командирования, расходования средств на командировки. Также возможно установить особенности, такие как наложение дисциплинарного взыскания при отсутствии документов или экономические санкции в виде снижения размера премии.

Порядок разработки положения о командировании будет следующим.

Как правило, в компаниях и учреждениях есть категории работников, которые постоянно ездят в командировки, а есть те, которых направляются в исключительных случаях.

Суточные могут устанавливаться в повышенном размере или в стандартном размере. Если суточные выплачиваются в повышенном размере, более 700 рублей по России и 2 500 при командировании за рубеж, то такие суточные сверх лимита будут облагаться страховыми взносами и НДФЛ. В некоторых случаях, например, для муниципальных служащих могут быть установлены и более низкие нормы, например, 100 рублей.

В некоторых случаях требуется поехать в командировку в выходной или праздничный день.

По общему правилу за время нахождения в командировке, в том числе за дни отъезда и приезда, дни в пути, за работником сохраняется средний заработок. Однако если работник находится в пути в свой выходной день (по графику командирующей организации), это означает привлечение его к работе в выходные дни.

Работа в выходные дни оплачивается не менее чем в двойном размере (ч. 1 ст. 153 ТК РФ):

• сдельщикам — не менее чем по двойным сдельным расценкам;

• работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым ставкам, — в размере не менее двойной дневной или часовой ставки;

• работникам, получающим оклад, — в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки (части оклада за день или час работы), если выходной день находится в пределах месячной нормы рабочего времени. Если выходной день вне месячной нормы, то он должен быть оплачен в размере не менее двойной часовой или дневной ставки сверх оклада.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

При этом в повышенном размере оплачиваются часы, фактически отработанные в выходной или нерабочий праздничный день (ч. 3 ст. 153 ТК РФ).

Вместо оплаты выходного дня в повышенном размере по вашему заявлению вам могут предоставить другой день отдыха. Тогда день нахождения в пути оплачивается в одинарном размере, а день отдыха не оплачивается (ч. 4 ст. 153 ТК РФ).

Основным документом, который свидетельствует о направлении в командировку, является приказ о командировании. Основанием для издания такого приказа будет являться служебная записка.

А вот обязанности по оформлению командировочных удостоверений отменили. Но некоторые компании их оставили для внутреннего документооборота, чтобы определить основания командировки и цели направления работника. На основании приказа руководителя Организации или должностного лица, уполномоченного на командирование Сотрудников, и служебного задания Сотруднику, направляемому в служебную командировку, выдается командировочное удостоверение, оформленное в соответствии с унифицированной формой N Т-10, утвержденной Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 N 1

В положении о командировании целесообразно отразить те документы, которые будут подтверждать пребывание в командировки.

На практике возникают различные ситуации, когда работник раньше вернулся из командировке, как в анекдоте про возвращение мужа, или наоборот задержался посмотреть достопримечательности.

За время задержки в пути без уважительных причин Сотруднику не выплачивается заработная плата, не возмещаются суточные расходы, расходы на наем жилого помещения и другие расходы. Если дата проездного документа не совпадает с датой начала/окончания командировки согласно приказу о направлении в командировку, а также в случае утраты проездных документов возмещение расходов на проезд облагается НДФЛ по ставке 13%.

Продление срока командировки допускается на основании письменного заявления Сотрудника, утвержденного руководителем Организации либо другим уполномоченным лицом.

Досрочное возвращение из командировки ввиду различных причин (досрочное выполнение служебного поручения, невозможность выполнения поручения и т.п.) согласовывается с непосредственным руководителем. Оплата командировочных расходов в этом случае производится за время фактического пребывания в командировке.

Самовольный выезд из служебной командировки Сотрудника без уважительных причин и согласования с непосредственным руководителем является нарушением трудовой дисциплины. В данном случае транспортные командировочные расходы оплате не подлежат.

Также спорным вопросом являются выплаты при направлении в однодневные командировки. С одной стороны, работник находится вне места осуществления основной работы, но с другой стороны, может вернуться в этот же день домой.

По общему правилу при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

В то же время в п. 24 Положения N 749 сказано, что командированному работнику могут быть возмещены иные расходы, связанные с командировкой, в порядке, определенном коллективным договором или локальным нормативным актом организации.