Приказ о приеме на должность образец

Правила оформления приказа о приёме на работу

После предоставления уполномоченному должностному лицу заявления о вступлении в должность, и удостоверения этого заявления руководителем организации, требуется сформировать соответствующий документ, официально удостоверяющий факт трудоустройства.

Таковым будет приказ.

Приказ о приёме на работу – это основной документ, выражающий согласие руководителя организации в официальной форме. Регулируется нормами статьи 68 ТК РФ. Этот документ всегда издается на юридических основаниях, которыми, в данном случае, выступает заявление претендента на должность.

После выхода приказа, просьба изъявленная заявителем считается удовлетворённой. Так же выход документа определяет начало процесса оформления трудовых отношений и разрешение приступить к должностным обязанностям.

СПРАВКА: Независимо от наличия электронного вида документа, обязательно требуются для хранения их оригиналы на бумажном носителе.

Основание для приказа

Свое желание работать будущий сотрудник должен подтвердить составлением и представление в отдел кадров такого бланка, как заявление о приеме на работу. К нему он должен приложить документы для трудоустройства.

При этом действующие нормы не определяют заявление на прием как документ, выступающий основанием для издания приказа руководства. Этот документ может быть предусмотрен только локальными нормативными актами, поэтому правила составления устанавливают эти же документы.

Чтобы инициировать оформление сотрудника на работу, администрация прежде всего должна составить с ним трудовое соглашение. Закон устанавливает обязательность заключения трудового договора, при этом для него предусмотрена только письменная форма.

Поэтому приказ форма Т-1 должен издавать только, после подписания контракта сторонами трудовых взаимоотношений. Поэтому бланком, на основании которого составляется распоряжение администрации о приеме на работу, является прежде всего подписанный с новым сотрудником договор.

Важно: строгого срока издания приказа на оформление работника на работу не существует. Однако, законодательно закреплен период, в течение которого сотруднику должен быть предъявлен этот приказ для ознакомления. Он равен трем дням.

Кроме этого, унифицированная форма Т-1 может содержать ссылки и на другие документы, которые могут дополнительно выступать основанием для издания распоряжения о приеме на работу.

Составление распоряжения является соблюдением трудового законодательства. Согласно ст. 68 ТК приказ издается в трехдневный срок с того момента, как работник вышел на свое рабочее место. Обязательным является его ознакомление с документом под роспись.

Процесс приема на работу можно описать следующим алгоритмом:

1. Подписание трудового договора.
2. Издание приказа о приеме на работу с последующим ознакомлением с ним нового сотрудника.
3. Составление кадровых документов с внесением записи в трудовую книжку.
4. Ознакомление с необходимыми бумагами, связанными с исполнением должностных обязанностей, под роспись.

Соответственно основанием для издания распоряжения является трудовой договор. Обязанность оформить приказ о приеме на работу возлагается на работника кадровой службы или иное лицо, уполномоченное руководителем на работу с персоналом.

Чтобы составить приказ о приеме на работу, требуется основание: выраженное в письменном виде желание работника устроиться на работу в это учреждение (заявление о приеме) и намерение работодателя данного работника принять. Для этого обе стороны трудовых отношений заключают письменное соглашение 1 трудовой договор.

Какие потребуются документы?

В большинстве случаев хозяйствующие субъекты стараются использовать унифицированные бланки, для оформления поступления на работу сотрудников. Кроме того, существует форма Т-1а, которая позволяет издать приказ на прием сразу нескольких сотрудников. По своей структуре этот приказ представляет собой таблицу.

Работодатель может использовать приказы, подготовленные на фирменном бланке, где их содержание отражается в свободной форме. Главное требование в этом случае, чтобы приказ содержал обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством.

В верхней части данного распоряжения должно располагать наименование хозяйствующего субъекта. Это может быть название организации или полное указание личных данных предпринимателя. Ниже отражается регистрационный код, присвоенный субъекту Росстатом (ОКПО).

Далее указывается регистрационный номер документа. Он может иметь сквозную нумерацию, которая действует по предприятию в целом. Или же для личного состава может действовать специально предусмотренная для этих целей номенклатура. В последнем случае номер может содержать в себе определенную букву.

Кадровик обязательно должен вносить присвоенный номер распоряжению в соответствующий регистр — книгу приказов. Под ним этот документ будет идентифицироваться весь период действия.

Далее в приказе указывается дата, с которой новый работник принимается в компанию.

Трудовое соглашение с работником может быть заключено на какой-либо конкретный срок (к примеру, сезонные работы). В этом случае в приказе сразу проставляется и дата увольнения.

Помимо этого, если подписанное трудовое соглашение было срочным, то в бланк приказа нужно внести изменения — предусмотреть графу, где подробно будет указываться, при наступлении каких условий трудовой договор автоматически будет считаться прекращенным.

Внимание: допустимо что дата, когда был издан приказ о приеме, не будет совпадать с днем, с которого новый работник должен приступить к выполнению своих обязанностей. Нужно только соблюдать правило — эта дата не может быть раньше, чем день, в который сотрудник подписал трудовое соглашение с работодателем.

Далее в приказе отражаются данные о новом работнике — его Ф.И.О., присвоенный табельный номер, наименования должности и подразделения, к которому он будет приписан.

В строку «Условия приема на работу» данные вносятся в той ситуации, когда трудовая обстановка, в которой будет находиться работник, отличается от обще установленных в организации.

К ним относятся, например, выполнение обязанностей на условиях совместительства, на неполном рабочем дне и аналогичные особенности. Если же условия труда не будут отличаться от условий других сотрудников, то заполнять эту строку не нужно.

В следующие графы, которые располагаются на бланке, нужно вписать данные об установленном окладе, а также возможных надбавках за труд. Последние указываются в документе только в той ситуации, если они прописаны в трудовом соглашении.

Далее вносятся сведения о назначении работнику испытания. Здесь необходимо помнить, что закон устанавливает несколько категорий граждан, для которых испытание запрещено устанавливать. Кроме этого, данные об испытании обязательно прописываются в трудовом договоре — иначе данная строка будет признана недействительной.

На следующей строке указываются реквизиты заключенного между сторонами трудового соглашения — его дата и номер.

Оформленный приказ должен подписать руководитель фирмы, либо ИП. Далее, бланк нужно передать самому новому сотруднику, который должен прочитать его содержимое и поставить подпись, что он с ним ознакомился.

Когда составляется приказ по форме Т-1, нужно внести сведения во множество документов предприятия:

• Книга учета приказов – в ней необходимо зарегистрировать изданное распоряжение, указан его реквизиты;
• Трудовая книжка — на основании оформленного приказа в этот документ вносится строка о приеме на работу. Формулировка в книжке должна полностью повторять данные из приказа.
• Личная карточка — этот бланк открывается на каждого сотрудника в момент его поступления и ведется до момента его увольнения. Можно использовать типовую форму Т-2, либо разработать собственную.
• Личное дело — специальная папка, куда вносятся копии всех документов, касающихся работника. В обязательном порядке личные дела должны вестись в государственных и муниципальных учреждениях. В коммерческих организациях это производится по желанию.
• Информация о трудоустройстве военнообязанного — если новый работник относится к данной категории, ответственный за воинский учет по предприятию должен составить уведомление и передать его в городской военкомат.

Приказы составляются и оформляются при использовании типовых форм, утверждённых Госкомстатом РФ 5.01.04 г, под № 1.

При приёме на работу используются формы Т-1 и Т-1а.

Если оформление проводится переводом с одной должности на другую, используется форма Т-5.

Форма Т-1. Приказ о приеме работника на работу по форме Т-1 используется при оформлении на вступление в должность одного сотрудника. Допускает одного распоряжения. Признана унифицированной формой, опирающейся на базовые нормативы кадрового делопроизводства.

Форма Т-1а. Применяется, когда одним распоряжением на работу оформляется несколько человек. Имеет специфическую структуру, в которой единый формат, с учётом норм, регламентированных кадровым делопроизводством, распространяется на несколько пунктов, в отношении нескольких трудоустраиваемых лиц.

Документ составляет специалист кадровой службы организации, или иное должностное лицо, в чьи должностные функции входит данная ответственность. Индивидуальные предприниматели (ИП) вправе составлять распорядительные документы самостоятельно, если в штате не предусмотрена специальная единица.

Рассмотрим образец заполнения приказа о приёме на работу по форме Т-1. При составлении приказов используется повелительное наклонение и безличностная форма распоряжения. То есть в приказе недопустимо использовать местоимения или фамилии должностного лица, его составляющего.

Наименование организации.

Вместо фамилии и инициалов руководителя или кадрового работника, составляющего приказ используется наименование организации.

Оно даётся в том виде, в котором зарегистрировано в качестве учредителя, в полном варианте.

Допускаются только общепризнанные сокращения, такие как: ООО, ОАО, НКО и т.п. Такие определения как «Бюджетное учреждение» и т.п. вносятся полностью.

В этом случае правомочие приказа не ограничивается периодом работы руководителя или кадрового работника, а распространяется на весь срок деятельности компании. Если компания приобретает новые юридические рамки, старая документация не утрачивает юридическую силу.

СПРАВКА: Если на типовом фирменном бланке приказа внесены сведения об организации, дублировать их не нужно.

Должность. Должность, на которую принимается заявитель должна соответствовать принятому ранее, штатному расписанию, а так же:

• записи в трудовой книжке, которая заполняется на основании данного приказа;
• заявлению, с которым обратился к работодателю претендент на должность.

Подразделение.

Здесь же обязательно указать подразделение, в котором предполагается трудовая деятельность заявителя.

Например: «цех», «дошкольное отделение» «отдел нижнего белья» и т.п.

Дата прекращения трудового договора. Если договор срочный и оформляется на замещение основного работника, указывается точная дата увольнения, совпадающая с датой выхода основного работника.

В иных случаях целесообразно опираться на обстоятельства, сопутствующие трудоустройству лица. Например: «принять на время декретного отпуска» и т.п.

ВНИМАНИЕ: Принимать основного сотрудника по срочному договору незаконно, если отсутствуют обстоятельства, требующие ограничения по срокам трудоустройства.

Ф.И.О. работника. Данные сведения вносятся полностью, без сокращения инициалами. Их вносят в родительном падеже единственного числа. Требуется проверить, чтобы эти сведения совпадали:

• с паспортными данными;
• с трудовой книжкой;
• с документами об образовании.

Если фамилия (или иное) различаются, нужно представить документ, удостоверяющий смену фамилии (или иного). Например, свидетельство о вступлении в брак, когда изменялась фамилия.

Индивидуальный номер работника.

Этот номер так же называется табельным. Он присваивается каждому работнику при приёме на работу. Его можно найти в Журнале табельных номеров.

При присвоении очередного номера, напротив вписывается фамилия и инициалы лица, которому он присвоен, а так же – номер приказа о приеме на работу. Этот номер вносится в специально выделенное для него поле.

Условие и порядок испытательного срока. Если трудоустраиваемому лицу назначается испытательный срок, это обязательно отражается в приказе. В данном случае обязательны и сопутствующие сведения:

• период испытательного срока;
• дата перевода на основную работу;
• иные обстоятельства перевода на постоянную должность.

Условия приёма на работу в приказе. В соответствующем поле указывается, на какой основе принимается указанное лицо в должность:

• на постоянной основе, в штат;
• по совместительству;
• с почасовой оплатой;
• на определённый ограниченный срок.

Если предусматривается испытательный срок, это обстоятельство так же указывается в документе.

Условия приема на работу и характер работы — что писать в приказе?

Условия приёма на работу по преимуществу зависят от объёма работ, предусматривающихся на соответствующую штатную единицу, от возможности трудоустраивающегося лица трудиться на протяжении соразмерного количества времени.

Так же здесь учитывается соразмерный период, на протяжении которого должность оставалась вакантной.

ВАЖНО: Условия приёма на работу не должны противоречить нормам трудового права, а так же локальной документации, регулирующей нормативы труда на данном производстве (в компании).

Характер работ. Вносится на этой же строке, где указаны условия приёма на работу. Необходимость их внесения возникает при наличии специфических нюансов. Например, посменно, на ненормированный рабочий день и т.п.

Оплата труда. Можно ли в приказе о приеме на работу не указывать оклад? Указание оклада является обязательным пунктом. Здесь вносимые сведения зависят от того, каким образом будет начисляться заработная плата. Если оплата производится на основании действующего и утверждённого оклада – вносится соразмерна сумма, с пояснением «с окладом».

Журнал регистрации приказов о приёме на работу

Каждая организация, независимо от формы собственности и статуса учредителя, обязана вести журнал, где регистрируются приказы. Журнал имеет вид книги и специализированную форму, в которой расположена таблица с колонками, в которые вносятся сведения о каждом документе:

• порядковый номер записи;
• дата внесения;
• номер приказа;
• вид (о приёме, увольнении, переводе и т.п.);
• Ф.И.О. сотрудника;
• табельный номер работника;
• основание (ссылка на заявление, договор и т.п.).

Листы в журнале должны быть соблюдать нумерацию, а журнал опломбирован и прошнурован. Опломбировка удостоверяется штампом или печатью, с указанием должности или фамилии лица, проводившего опломбировку.

В небольших компаниях допустимо вести такие журналы, изготовленные самостоятельно. В крупных организациях и учреждениях целесообразно приобрести готовые бланки журналов. Когда все страницы журнала будут заполнены, заводится новый экземпляр, а старый убирается на хранение в архив.

Какие существуют формы документа?

• унифицированного бланка Т-1, который утвержден Постановлением Госкомстата от 02.01.2004 № 1;

Документ имеет свои особенности заполнения:

1. Наименование организации должно строго соответствовать документам учредительного характера. Коды обязательны к заполнению.
2. Номер документа должен соответствовать учету приказов по личному составу.
3. Допустимы случаи, когда дата трудового договора может отличаться от даты оформления приказа. Трудовой законодательство обязывается издать приказ не позднее трех дней от даты приема на работу. Поэтому контракт отражает дату начала работы, но приказ может быть оформлен чуть позже.
4. Дата приема на работу должна соответствовать дате, указанной в трудовом договоре. Графа окончания остается пустой, если контракт не имеет конечной даты.
5. Фамилия, имя, отчество прописываются полностью без сокращений. Табельный номер работника соответствует кадровому учету.
6. Данные о подразделении и должности сотрудника должны соответствовать штатному расписанию.
7. Следующая строка (условия приема и характер работы) заполняются по трудовому контракту. Здесь указывается является ли место работы основным, по совместительству, на время отсутствия основного работника, занятость постоянная и т.д.
8. Прописывается размер оклада по штатному расписанию (аналогичная сумма должна быть отражена в контракте). Все надбавки, премиальные доплаты и иные дополнительные выплаты в приказе о приеме на работу не указываются, они закрепляются другими распоряжениями руководства.
9. Если трудовым договором закреплено применение к работнику срока испытания, то в приказе заполняется соответствующая строка.
10. В документе указывается основание – трудовой договор и его реквизиты.
11. Подписывается распоряжение руководителем компании. Допустима ситуация, когда подпись ставит заместитель руководителя, но только на основании такого права, отраженного в уставе организации.
12. Обязательным является ознакомление работника с документом под личную роспись с проставлением даты ознакомления.

Подразделение.

Основания составления.

В качестве оснований используется трудовой договор, заключённый с работником.

В иных случаях допускается заявление соискателя.

Виза руководителя. Распоряжение по приказу о приеме работника на работу по форме Т-1 исходит от руководителя, а поэтому визируется им. Иное должностное лицо, замещающее руководителя, вправе удостоверять приказ только при условии:

• что ему официально предоставлено (приказом) данное право;
• что это входит в его функциональные обязанности.

Дата. В документе указывается дата выхода на работу, которая должна соответствовать:

• фактически установленному первому рабочему дню;
• дню приёма на работу в трудовом договоре, заявлении и трудовой книжке.

Может ли приказ о приеме на работу быть раньше даты выхода на работу? Дата выхода приказа, а так же иных документов может не совпадать с первым рабочим днём. Допускается выход приказа о приеме на работу раньше, но не позже первого рабочего дня.

СПРАВКА: Позднее (не более чем на 5 дней) может вноситься только запись в трудовую книжку.

Номер. Каждому приказу присваивается порядковый номер. Он присваивается лицом, составляющим документ на основании номера предшествующего распоряжения, путём прибавления к нему единицы.

Сколько требуется копий приказа о приеме на работу?

Обозначенный документ всегда подготавливается в одном экземпляре. Для того, чтобы внести его в личное дело сотрудника, требуется оформить выписку из приказа.

На основании этого документа требующиеся сведения включаются в кадровую документацию, в том числе – в личную карточку, заполненную по форме Т-2 и в документацию по оформлению лицевого счёта по форме Т-54.

После оформления трудового договора и трудовой книжки, данные сведения не потребуются. В случае необходимости, из приказа делается дополнительная выписка, которая представляется по месту требования.

В начале формы даются:

• реквизиты приказа;
• дата выхода;
• общие сведения о работодателе: наименование и код.

Далее в форме таблицы указываются сведения о трудоустраиваемых лицах. Относительно каждого из них заполняются графы:

• табельный номер;
• фамилия, имя, отчество;
• должность с указанием разряда и подразделение;
• тарифная ставка, оклад, с надбавками;
• основание приказа (трудовой договор);
• дата выхода на работу;
• условия приёма на работу, период, наличие испытательного срока.

Как правило, оформляет документы (составляет или заполняет бланк приказа о приеме на работу) работник кадровой службы или отдела по управлению персоналом, поскольку он входит в документацию по личному составу.

Этот документ необходим для оформления личной карточки, открытия личного счета и для внесения записи в трудовую книжку. Поэтому документ составляют в соответствии с условиями, определенными трудовым договором.

Существуют две унифицированные формы: форма № Т-1, которая составляется по каждому принятому лицу и форма № Т-1а, в случае если необходимо принять группу лиц.

После составления документ подписывается руководителем. Для ознакомления под подпись он предоставляется трудоустраиваемому не позднее 3 рабочих дней с момента допуска работника до выполнения должностных обязанностей. По требованию сотрудника ему выдадается копия.

После оформления вносится запись в журнал регистрации документов.

Какие документы нужны для трудоустройства

• паспорт (при его отсутствии справку паспортного стола о том, что сдали его для замены);
• трудовую книжку (для имеющих трудовой стаж);
• об образовании (в случае когда работа не подразумевает наличия специального образования, предъявляют школьный аттестат);
• воинского учета (для мужчин в возрасте от 16 до 27 лет — приписное или военный билет, отслужившие и мужчины до 50 лет — военный билет или временное удостоверение; если у женщины имеется военный билет, она должна его предоставить);
• пенсионное страховое свидетельство;
• медицинская книжка (если требуется — для работников сферы общепита, торговли, медицины и образования);
• справку об отсутствии судимости.

Помимо указанных, работодатель вправе запросить дополнительные бумаги в зависимости от специфики труда.

• гражданский паспорт;
• трудовая книжка, если она ранее оформлялась;
• документы в подтверждение полученного образования;
• документы воинского учета;
• СНИЛС и ИНН;
• при необходимости работодатель вправе запросить справку об отсутствии судимости, медицинскую книжку и иные документы, которые имеют отношение к конкретному трудоустройству и требованиям работодателя.

Минкультуры утвердило приказом от 25.08.2010 № 558 перечень документов, которые должны храниться в архиве организации с указанием сроков их хранения.

Поэтому любая компания независимо от формы собственности обязана соблюдать порядок хранения, чтобы избежать административного штрафа в размере 500 рублей.

Хранятся в несгораемом шкафу, как и прочие документы, относящиеся к повышенной степени сохранности.

Из отдела кадров в архив они могут передаваться только по прошествии 5 лет.

Впоследствии в архиве они должны сохраняться 75 лет. В прошествии данного срока – уничтожаются в установленном законодательством порядке.

Особенности приказа о трудоустройстве несовершеннолетнего

Статья 63 ТК РФ разрешает работодателю заключать трудовые договоры с лицами, достигшими 16 лет, а с согласия родителей или органов опеки — и моложе. Единственным ограничением для приема на работу таких лиц служит ее характер (ст. 265 ТК РФ).

Для приема, помимо общих, требуются следующие документы:

• согласие хотя бы одного родителя или лица, его заменяющего;
• согласие из местного органа опеки и попечительства (для лиц младше 16 лет);
• кому исполнилось 15 лет — аттестат об общем образовании;
• справка о продолжении учебы в заочной, вечерней или дистанционной форме или же справку об отчислении;
• официальная бумага, где указано расписание занятий;
• медицинская справка о прохождении медосмотра.

Трудовой договор составляется в обычной форме, как и с другими сотрудниками организации, но в нем обязательно прописываются условия рабочего времени, ведь для этой категории установлена сокращенная продолжительность рабочего времени.

Работодатель вправе нанимать на работу несовершеннолетних граждан при соблюдении условий:

• характер труда не нанесет вред здоровью и психическому развитию молодого гражданина (перечень работ, где запрещен труд несовершеннолетних, определен ст.265 ТК);
• имеется согласие одного из родителей;
• имеется согласие органа опеки, если ребенок не достиг 16 лет.

Поэтому помимо ранее указанных для оформления на работу документов малолетнему гражданину придется предоставить:

• согласие родителя (а также органа опеки для лица младше 16 лет);
• документ об образовании или справку о его получении;
• заключение медицинской комиссии в подтверждение пройденного медосмотра.

Остальная процедура оформления не отличается от обычной. Но в контракте устанавливается сокращенная продолжительность рабочей недели, что обусловлено особенностями работы подростков, и в приказе это тоже отражается.

Подробнее читайте, о приёме на работу несовершеннолетних по трудовому кодексу.

В случае, когда с работником заключается трудовой договор на определенный срок, то в нем указывается дата прекращения трудовых отношений. Для оформления срочного договора должны быть основания, перечень которых содержится в ст. 59 ТК.

Трудовое законодательство устанавливает возможность заключения срочного контракта максимально на пять лет (ст. 58 ТК). При этом в нем указывается срок прекращения и основание для заключения.

Если контракт имеет дату окончания, то эта дата должна быть отражена в приказе о приеме на работу в графе «по…». В условиях приема на работу обязательно прописывается причина оформления срочного договора.