Кто подписывает выписку из приказа

Виды выписок и их предназначение

Все основные назначения на предприятии фиксируются приказами. Некоторые из них по объему могут достигать нескольких страниц. Выписка представляет собой краткую выдержку из документа, которая отвечает теме запроса. Потребоваться она может Пенсионному фонду и прочим органам.

Вторая причина, по которой целесообразно написать такую выдержку, а не делать копию всего текста – сохранение конфиденциальности данных. Некоторые распоряжения относятся сразу к нескольким работникам. Поэтому если нужно предоставить данные только по одному человеку, целесообразно подготовить краткую цитату.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

На практике оформляется два вида выписок:

• по личному составу, в таком бланке отражается вся распорядительная часть;
• по основной деятельности, где прописывается только констатирующая часть распоряжения.

В большинстве случаев такой бланк включает только один пункт. Например, в оформленном документе может подтверждаться информация о принятии лица на определенную должность, о его переводе или увольнении. Грамотно подготовленные выписки из приказа имеют такую же юридическую силу, как и сами распоряжения.

Как заверить выписку из приказа по запросу суда

Специальных требований к оформлению выписки законодательство не предусматривает. Но и ксерокопия документа юридической силы не имеет. Суд не примет обычную копию в качестве доказательства. Выход – оформить выписку одним из двух способов. Первый – в виде обычного текста. Второй – воспроизвести необходимую часть текста документа в виде таблицы, как в подлиннике.

Выписку оформляют на общем бланке организации. 

Она должна содержать следующие обязательные реквизиты:

• полное официальное название предприятия;
• название вида деловой бумаги, из которой осуществляется выписка, например, «Выписка из приказа»;
• регистрационный номер деловой бумаги, из которой производится выписка, а также место и дата ее выдачи;
• информация (отметка), подтверждающая факт нахождения оригинала документа на данном предприятии;
• подпись уполномоченного лица;
• оттиск печати предприятия (ставится, в случае предоставления выписки в стороннюю организацию. 

Выписка из приказа или другого документа обретает юридическую силу после того, как она будет заверена. Отдельных правил заверения данного документа не существует. Она заверяется так же, как и копия документа (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003).

Вы может по собственному усмотрению выбрать печать, оттиском которой будет заверен документ. Чаще всего для этого используется печать отдела кадров. Личную подпись работника и руководителя, подписавшего документ, в выписке приказа воспроизводить не нужно.

Как сделать выписку из приказа и как оформить выписку из приказа, можно узнать из статьи по ссылке.

Нельзя разглашать персональные данные третьей стороне без письменного согласия работника. Выписка из документа помогает соблюдать порядок передачи персональных данных (ст. 88 ТК РФ).

Обычно кадровые бумаги проверяют сотрудники трудовой инспекции, а также фонды: социального страхования и пенсионный. Если они запрашивают информацию только в отношении конкретных сотрудников, а не сам документ целиком, то можно сделать выписку из него.

Если работник пожалуется в трудовую инспекцию о задержке заработной платы или неправильном ее расчете, инспектор обязательно попросит представить штатное расписание. Целесообразно предоставить выписку из расписания и включить в нее информацию, касающуюся только одного работника (образец ниже).

Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Выписка из штатного расписания должна содержать все реквизиты из подлинника штатного расписания, а именно:

• сведения о приказе, которым было утверждено штатное расписание;
• период, на который штатное расписание было утверждено;
• количество единиц, включенных в штатное расписание;
• фрагмент табличной части, содержащий информацию о конкретной должности.

Выписки предоставляйте проверяющим вместе с описью. Составьте ее в двух экземплярах. Попросите инспектора расписаться на вашем экземпляре и поставить дату. Это поможет избежать в дальнейшем разногласий.

Нормативная база

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

 Подведем итоги

Как правильно оформить документ

Выписки из приказа оформляются по тому же принципу, что и сами распоряжения. В них содержатся реквизиты предприятия: наименование, ИНН, адрес местонахождения, телефон.

Далее представлен план, поясняющий, как оформить выписку.

1. Наименование предприятия, совпадающее с указанным в Уставе. Если имеется вышестоящая организация, вначале вносят ее название, а затем – название филиала.
2. Регистрационный номер. Совпадает с прописанным в распоряжении.
3. Дата – так же, как и в приказе.
4. Вид документа – «Выписка из приказа». Название пишется по центру, без точки в конце.
5. Констатирующая часть (когда готовятся выписки из приказа по основной деятельности). Если речь идет о распоряжении по личному составу, по тексту оформляемого документа далее пишется слово «Приказываю».
6. Распорядительная часть (только по тому работнику, на которого готовится бланк).
7. Фамилия и инициалы, должность подписавшего приказ.

Выписка из приказа о приеме на работу требует заверения. После текста ставится пометка «Верно», затем следует подпись оформившего ее начальника кадрового отдела или другого уполномоченного сотрудника. Стоит заметить, что руководитель этот документ не подписывает.

Важно! Чтобы оформить выписку из приказа, нужно взять фирменный бланк организации.

Нужна ли печать? Если выдержки оформляются для сторонней организации, то да. Оттиск должен покрывать ФИО и подпись уполномоченного сотрудника, заверявшего документ. Однако если бланк находится в рамках внутреннего документооборота, ставить печать не нужно.

Согласно норме, закрепленной в Трудовом кодексе, работодатель должен предъявлять документы, касающиеся деятельности сотрудника, по его письменному заявлению. Делается это в течение трех рабочих дней.

Важно! Основание для предоставления документа – часть 2 статьи 62 ТК РФ.

Строго определённого порядка оформления нет, но есть несколько пунктов, которые обязательно должны быть указаны:

• название предприятия;
• дата;
• место составления;
• подпись ответственных лиц, которые вправе заверять подобные документы.

Выписку можно напечатать, написать от руки, либо отксерокопировать нужный кусок и допечатать на него нужные данные. Самое главное — наличие «живой» подписи уполномоченного сотрудника.

Использовать можно фирменный бланк предприятия или обычный лист. Как правило, кадровые службы компаний выбирают первый вариант, поскольку на бланке уже содержится часть нужной информации.

Чаще всего компании составляют документ в таком виде:

1. Полностью копируется шапка, преамбула, номер и дата издания (только вместо слова «Приказ» пишется «Выписка из приказа»).
2. Переносится часть текста, в которой содержится запрошенная информация.
3. Указывается должность и ФИО человека, который приказ подписывал (сама личная подпись не копируется).
4. Далее пишется слово «Верно», ставится дата и подпись удостоверяющего лица (с указанием должности и ФИО).

Поскольку с 2016 года юридические лица вправе (а не обязаны) иметь печати и штампы, то в случае, если организация продолжает использовать в своей работе печать, можно заверить копию после оформления оттиском. Это будет уместно, поскольку банковские сотрудники и госслужащие часто настаивают на наличии печати.

Закон обязывает работодателя предоставить работнику копии кадровых деловых бумаг по его запросу (ст. 62, 84.1 ТК РФ). При этом обеим сторонам нужно соблюдать ряд правил. Работник, в том числе и бывший, обращается с письменным заявлением. Работодатель проверяет, относится документ и его содержание непосредственно к работе сотрудника или нет. Копии кадровых документов предоставляют в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.

Как правило работнику требуется копия трудовой книжки. По просьбе работника она должна быть сделана работодателем. Однако иногда возникают ситуации, когда работнику требуется подтверждение конкретного трудового периода (как правило, текущего), и нет необходимости предоставлять данные обо всех прежних местах работы.

Выписка оформляется следующим образом. На стандартный общий бланк предприятия переносятся сведения из трудовой книжки. Нужно указать те сведения о работника, которые находятся на титульном листе.

Следующим этапом нужно создать таблицу, содержащую информацию о требуемых периодах работы данного сотрудника.

После таблицы нужно сделать пометку: «Работает по настоящее время». Заверение данной деловой бумаги осуществляется согласно общим правилам, изложенным выше. 

Чтобы избежать споров, предоставьте сведения только в той части, которая имеет отношение к запросу работника. Не дожидайтесь, пока он обратится в судебные инстанции. Выдайте ему выписку из локального документа, например из Правил внутреннего трудового распорядка (образец ниже). 

Различные службы предприятия обычно взаимосвязаны между собой. Именно поэтому документы одного подразделения могут пригодиться другому для работы. Например, бухгалтерии для начисления заработной платы работникам обязательно нужен

Или отделу кадров для оформления

необходима выписка из приказа о

Также в кадры может обратиться бывший сотрудник, который утерял трудовую книжку. Для подтверждения своей трудовой деятельности он может затребовать копии документов о приеме, всевозможных переводах и увольнении с работы. В этом случае специалист безотлагательно должен предоставить ему в трехдневный срок все необходимые документы.

работнику. Часто такие документы готовятся для предоставления в суд или органы милиции в случае утери документов. Выписка из приказа дает возможность получить нужную информацию соответствующего образца. Вариантов множество.

https://www.youtube.com/watch?v=https:gsT-ObAm7M0

1. Реквизиты. Начальная часть документа полностью копирует оригинал, только вместо слова «приказ» необходимо писать» выписка из приказа».

2. Содержание. Преамбула основного документа опускается, а копируется только полностью констатирующая его часть и нужный фрагмент из распорядительной части. Нумерация пунктов, используемая в документе, сохраняется.

3. Подпись. Обязательно указывается полное наименование должности, а также инициалы лица, подписавшего приказ. Сама подпись не ставится.

4. Заверение. Так как выписка приравнивается к копии документа, то ее непременно надо заверить. В низу листа необходимо написать «Верно», а еще чуть ниже указать должность, фамилию с инициалами и подпись сотрудника, который ее составил. Здесь же должна присутствовать дата заверки документа. Если выписка предоставляется по запросу другой организации, то подпись исполнителя необходимо подтвердить печатью.

Выписка может быть составлена из любого документа (приказа, протокола, распоряжения). Она делается по запросу заинтересованного лица (организации) и содержит в себе ту часть информации, содержащейся в основном документе, которая нужна ему для дальнейшей работы. Любое ведомство или отрасль хозяйства может установить свой образец выписки, утвердить его соответствующим нормативным актом и в дальнейшем использовать, соблюдая все установленные правила. Бумаги могут составляться как для внутреннего использования, так и для предоставления другим организациям по официальным запросам.

Какие сроки установлены в отношении выписок

Стоит отметить, что не существует нормативного акта, ограничивающего срок действия выписки. Значит, документ считается бессрочным.

Готовая выдержка из приказа хранится в личном деле. Поэтому ее срок хранения на предприятии напрямую зависит от того, как долго будет оставаться в кадровом отделе личное дело.

Что можно сказать о сроке предоставления бланка по запросу? Он составляет три дня. Чаще всего такие запросы направляют контролирующие организации либо вышестоящие отделения.

Разновидности выписок из приказов

Хотя сделана выдержка на базе основного приказа, она считается отдельным документом. Чтобы найти само распоряжение, стоит воспользоваться журналом регистрации приказов. В зависимости от содержания, бланки будут иметь некоторые отличия.

Выдержки могут потребоваться из следующих распоряжений:

1. О приеме на работу. Составляется по описанному выше плану. Может потребоваться для подтверждения трудоустройства и начисления пенсии.
2. Об увольнении. Такие выписки требуются при оформлении на следующее рабочее место, при утере трудовой книжки или для государственных органов.
3. О назначении на должность. Для бланка актуальны общие правила. В документ переносится пункт, где говорится непосредственно о назначении на должность.
4. О премировании. Такой приказ оформляется сразу на нескольких работников, поэтому из него можно получить только выписку. Копии документа не предоставляют с целью сохранения конфиденциальных данных.
5. Об учетной политике. Эти выдержки требуются для налогового либо бухгалтерского учета.
6. О командировке. Указывается констатирующая часть, начинается со слова «Приказываю».
7. Об отпуске. Помимо распоряжения руководства, в текст следует включить основания для предоставления отдыха. Потребуется включить перечень подтверждающих это документов, где написано, по какой причине работник уходит в отпуск.
8. По основной деятельности. Предназначение такого распоряжения – совершенствование работы организации. В выдержку включают причины подготовки документа и саму констатирующую часть.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Образец составления бланка остается актуальным вне зависимости от вида приказа, на основании которого он создается. Важно отразить во вводной части полное наименование и реквизиты организации. Отличия будут только в основном тексте.