Переименование должности без изменения трудовой функции: пример, уведомление,приказ, допсоглашение и обоснование для изменения оргструктуры

Алгоритм действий

Инициировать процедуру сможет непосредственно сам наниматель в том случае, когда наличествуют организационные, структурные или технологические перемены. Прежние условия труда не могут быть сохраненными, а остается действовать только перечень профессиональных должностных обязанностей конкретного лица.

Чтобы разъяснить сотруднику компании, почему необходимо изменить условия прежнего трудового соглашения, ему нужно назвать конкретные причины, объясняющие действия администрации. Необходимо сослаться на ст. 57 ТК РФ, где говорится о том, что наименование должности является неотъемлемым условием трудового договора с работодателем.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

Причинами, побудившими нанимателя к данному изменению, могут явиться:

• реорганизация структуры, где трудится физлицо;
• введение в штатное расписание некоторых изменений;
• внедрение технического или технологического новшества, изменившего характер производства или форму оказания услуг.

Уведомить сотрудника об изменении оргструктуры нужно обязательно под роспись, доставив документ по адресу его проживания, или использовав другую возможность. Экземпляр уведомления обязательно вручается адресату.

В тексте уведомления должна быть ссылка на ст. 74 ТК РФ и формулировка, как в образце ниже: «В связи с изменениями условий труда (расширением отдела, увеличением объема производства или продаж – вписывается нужное) через два месяца со времени получения этого уведомления ваша должность будет называться по-другому (наименование согласно Справочнику). Функционал не изменится».

Игнорирование данного шага нанимателем может привести к негативным последствиям на возможном разбирательстве в суде, связанным с незаконностью переименования должности или увольнения несогласного сотрудника. В случае, когда возражений со стороны работника не возникает, процедура переходит к следующему этапу.

При достижении взаимного согласия между работником и администрацией создается дополнительное соглашение к трудовому договору, доп. договор между сотрудником компании и нанимателем не составляется.

Форма соглашения может быть произвольной, но обязательно должна включать:

• название документа;
• преамбулу – указание двух подписывающих документ сторон;
• предмет соглашения: переименование должности с внесением дополнений в определенные пункты договора;
• подписи сторон с указанием реквизитов.

Бывают случаи, когда физическое лицо не соглашается на грядущие изменения в оргструктуре и отказывается работать в новых условиях. Тогда наниматель обязан письменно предложить занять вакансию, адекватную квалификации сотрудника и с аналогичной оплатой. Если похожей вакансии не имеется, ему предложат работу, которой располагает работодатель. Иногда она бывает и нижеоплачиваемой. Согласиться или нет – это решает сам сотрудник.

В варианте, когда работника не устраивает ни переименование, и ни одно из предложенных мест работы – его вправе уволить. Данное положение записано в п. 7 ст. 77 ТК РФ. Уволенное физическое лицо может обратиться в суд, считая увольнение незаконным. Если судья найдет доказательства несоблюдения процедуры при корректировке названия должности – бывшего сотрудника восстановят на его рабочем месте.

Издание приказа

Фактическое переименование должности наступает со времени подписания и утверждения приказа об этом действии.

Созданием распоряжения занимается уполномоченный на это работник компании, чаще всего – специалист кадровой службы. Унифицированной формы документа нет, в компании обычно есть образец, но обязательными пунктами в его редакции являются отражение нового названия должности и время, когда переименование вступает в силу.

Приказ подписывается у руководителя и регистрируется в специальном журнале. Работника ознакамливают с его содержанием под роспись, один экземпляр вручается ему уполномоченным сотрудником

Новые формулировки вносятся:

• в личную карточку работника (ф. Т-2);
  В ней указывается с какого конкретно числа произошло изменение, отражают новое название и обозначают реквизиты приказа. Работник также должен расписаться о том, что он ознакомлен с новой записью в его трудовой книжке. Срок ознакомления – неделя с момента внесения новой формулировки;
• в должностную инструкцию;
  Саму инструкцию заново не утверждают, но в дополнительном соглашении вносятся соответствующие ссылки на новое название;
• в штатное расписание;
  Внесенные в соответствии с установленными правилами изменения доводятся работниками кадровой службы до сведения лиц, которых данные действия касаются непосредственно;
• в трудовую книжку;
  При этом первая и вторая графа заполняется, как обычно, – проставляется номер записи по порядку и время ее выполнения. В третьей колонке проставляется формулировка, как в образце:

Переименование должности в штатном расписании происходит на основании положений, изложенных в Постановлении №1/05.01.2004, утвержденном Госкомстатом России.

Когда планируется изменение должности в штатном расписании, порядок действий зависит от нескольких основополагающих условий. Для начала нужно определить, занята она в настоящее время или вакантна. Если вакантна, процедура упрощается. Достаточно издать стандартный приказ о переименовании, чтобы изменения штатного расписания вступили в силу. Но если на подлежащую переименованию должность уже принят работник, одним приказом дело не ограничится.

Если наряду с названием должности меняется трудовая функция работника, изменения оформляются путем перевода. Данная схема применяется даже в случае незначительных изменений должностных обязанностей. Если же обязанности остаются прежними, работодатель вправе не оформлять перевод, ограничившись разъяснением сотруднику сути предстоящих изменений и заключением дополнительного соглашения.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Такой вариант допустим (см. апелляционное определение Верховного Суда Республики Коми по делу №33-3857/2013 от 22.07.2013г.) и вряд ли вызовет нарекания со стороны контролирующих органов, если ни вид, ни объем поручаемой сотруднику работы действительно не изменились. Но в этом случае нужно четко знать, как переименовать должность без изменения трудовой функции.

Штатное расписание нельзя рассматривать как документацию, составленную на длительный период времени.

Внесение корректировок в акт требуется по причине увеличения или снижения зарплаты, перестановок в кадровой сфере и другим моментам в деятельности предприятия. Законодательно допускается внесение видоизменений в расписание, при условии соблюдения установленных норм и правил.

Причины, по которым требуется внести поправки в штатное расписание, могут быть различными. Как уже указано, в акт вносятся коррективы путем изменения действующего расписания или создания нового. Третьего варианта не дано.

Небольшие коррективы вносятся в расписание посредством издания приказа, который подписывает руководитель организации. Издается приказ до того момента, когда вносятся поправки. Поводом для издания такого приказа могут служить:

• изменение названий отделов и подразделений;
• уменьшение штатной численности;
• переименование должностей;
• производство перерасчета относительно оплаты труда;
• введение или удаление должности.

Перечисленные основания могут применяться для корректировки действующего акта. Основным шагом при изменение – является издание соответствующего приказа. Такой документ должен содержать в себе пояснение грядущих перемен.

Если приказ составляется с нарушениями, то поправки, внесенные в штатный акт, признаются не соответствующими действительности при возникновении спора между работодателем и сотрудником либо при проведении проверки. В некоторых ситуациях кроме издания приказа и внесения перемен в документ, могут потребоваться дополнительные мероприятия.

Пример оформления

Когда изменения в «штатке» касаются не нескольких работников, а всего предприятия в целом, то издается новое расписание. Делается это с целью исключения путаницы. Примером издания нового акта является повышение уровня МРОТ в регионе, где расположена компания, при условии, что оклад рабочих зависит от этого показания.

Возникают ситуации, требующие принятия вынужденных мер по оформлению работникам сокращенной рабочей недели или дня. Случается это при кризисах, спаде спроса на продукт и прочих нюансах. Целью работодателя в таком случае является:

• не закрыть производство полностью;
• не оставить людей без рабочих мест.

Пример приказа о внесении поправок

Подобное решение согласуется с работниками предприятия, после чего им раздаются уведомления о переменах. Также подписывается дополнительное соглашение, прилагаемое к трудовому договору. Составляется оно в двух экземплярах.

На практике сложно осуществить внесение корректив относительно всего штата в расписание, поэтому создается новое. Перед внесением видоизменений в акт должны появиться соответствующие основания. Иначе руководитель не имеет права изменить кадровую структуру по своему усмотрению.

Предложения по внесению корректив излагаются руководителями подразделений и отделов, излагаются в служебной записке. Составляется записка в произвольном формате.

Ходатайство

Причины, по которым производится перемена расписания, указываются в служебной записке (так же именуется ходатайством). Когда рассматриваемый документ составлен – требуется зарегистрировать его в специальном журнале.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

Законодательно не закреплено, кто имеет право на составление записок. Чаще всего акт составляется сотрудниками кадровой службы. Для составления требуется знать, какие перемены грядут в документе. Также руководство отделений имеет права на составление служебных записок.

Пример служебной записки

Определенных требований относительно составления документа не разработано. Составитель должен придерживаться общих правил по заполнению данного рода документов:

• изначально пишется «шапка», где содержатся сведения относительно составителя и адресата;
• пишется наименование акта;
• проставляется номер документа;
• описывается содержание, указывающее на причины корректировки;
• вписываются предложения относительно решения этого вопроса;
• подпись составившего и ее расшифровка.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Внесение изменений в штатное расписание можно производить двумя способами:

• изданием приказа о корректировке с перечислением всех поправок в приказе;
• утверждением измененного штатного расписания.

Если происходит смена названий подразделения или должности можно вносить изменения в существующее расписание, изменяя содержание конкретных граф. Способ изменения сведений, которые находятся в штатном расписании, руководитель компании, организации выбирает сам.

Внесение изменений в штатное расписание следует после издания приказа о необходимости корректировки наименований должностей. Инициирует процедуру кадровик, который сообщает об этом руководителю в своей докладной записке. Здесь же работник кадровой службы перечисляет те структурные подразделения и должности, наименования которых необходимо изменить.

Основываясь на содержании служебной записки руководитель издает приказ о внесении измененных сведений в штатное расписание. Текст документа содержит ссылку на ранее созданное распоряжение о проведении организационно-штатных мероприятий.

Иногда директору требуется переименовать специальность. С этой целью издается приказ об изменении должности в штатном расписании. Часто это нужно для того, чтобы придать названию профессии современное звучание. Например, был «продавец», стал «менеджер». При этом функциональные обязанности сотрудника не меняются.

Если место вакантно, процедура проводится в упрощенном порядке. Если занято — нужно соблюсти ряд требований.

В первую очередь директору следует получить согласие работника, так как меняются существенные условия трудового договора. После получения согласия работодателем подготовливается дополнительное соглашение к контракту и издается приказ о переименовании должности в штатном расписании.

На основании распоряжения в трудовую книжку работника вносится запись о переименовании специальности.

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

Если трудящийся не соглашается, действуйте согласно ст. 74 ТК РФ.

Обновление: 19 октября 2017 г.

Должность работника – это не просто его обозначение как трудовой единицы, но и «карьерная ступенька», определенный статус на конкретном предприятии и вообще в социуме.

Когда работник представляет свою компанию в отношениях с партнерами, он называет и свою должность, которая должна внушать другой стороне уважение и доверие. Поэтому иногда компании, придающие этому большое значение, приходят к выводу о необходимости дать должности работника другое название.

В этой статье рассмотрим, как произвести переименование должности без изменения трудовой функции, и пример такого переименования.

Работодатель волен называть должности по своему усмотрению, только если от наименования должности не зависит предоставление работникам льгот и компенсаций. В таком случае необходимо руководствоваться Справочником, утв. Постановлением Минтруда от 21.08.1998 N 37.

Трудовая функция работника – комплекс трудовых задач, которые на него возлагаются, — закрепляется в трудовом договоре и согласуется с наименованием соответствующей должности в штатном расписании. Наименование должности представляет собой характеристику трудовой функции. Получается, что изменение названия должности влечет и изменение трудовой функции. А если на деле ничего не меняется?

Для начала разберемся, что будет являться изменением трудовой функции. Таковым могут считаться:

• изменение определенного вида или всех видов работ;
• дополнение видов работ новыми трудовыми задачами;
• исключение какого-либо вида работ и т.д.

Такие изменения могут производиться только с согласия работника с обязательным уведомлением его об этом не менее чем за два месяца. Так как меняются условия трудового договора, между сторонами должно быть заключено допсоглашение.

Наименование должности также является существенным условием договора, и, если изменения затронули только должность, а трудовая функция осталась прежней, все равно заключается допсоглашение. При этом обосновать переименование должности можно изменением организационных или технологических условий труда.

Изменить название должности конкретного сотрудника без изменения его трудовой функции можно двумя способами:

• изменить наименование должности в штатном расписании и трудовом договоре;
• осуществить перевод работника на новую должность, которая либо имеется в штатном расписании, либо добавляется в него.

Мы рассмотрим первую ситуацию.

Итак, в магазине, принадлежащем ООО «Ромашка», трудятся два продавца. Работодатель, решив «осовременить» должности в своем штатном расписании, пожелал переименовать продавцов в менеджеров по продажам. Для этого ему нужно сделать следующие шаги.

Шаг 1. Подготовка обоснования переименования должности без изменения трудовой функции. Пример – «в связи с увеличением объемов продаж». Данный шаг нельзя недооценивать, ведь ненадлежащее обоснование изменений может послужить основанием для признания их незаконными.

Шаг 2. Письменное уведомление работника о предстоящих изменениях за два месяца до переименования должности, сделанное одним из следующих способов:

• лично с росписью в получении;
• письмом по адресу места жительства работника.

В уведомлении должны быть указаны суть, причины изменений и срок вступления их в силу, а также предложение заключить допсоглашение.

Надлежащее уведомление работника также является основополагающим для признания изменений законными.

Шаг 3. Заключение допсоглашения с работником, в котором пункт трудового договора, содержащий наименование должности, приводится в новой редакции.

Шаг 5. Внесение записей в кадровые документы – личную карточку работника и трудовую книжку. Запись о переименовании должности вносится в трудовую книжку по аналогии с записью о переименовании компании: «Наименование должности «продавец» с ДД.ММ.ГГГГ изменено на «менеджер по продажам».

Соблюдение приведенного порядка действий обеспечит законность изменений, и бывший «продавец» может смело называться «менеджером по продажам».

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

Однако в процессе хозяйственной деятельности у предприятия может возникать необходимость в дополнительных штатных единицах, что ведет к увеличению численности служащих и автоматическому внесению изменений в расписание штата в порядке, установленном законом.

Нормативная база

Расписание штатной численности является одним из обязательных документов, который оформляется во всех учреждениях независимо от формы собственности, ведь оговоренный документ не просто фиксирует количество работников, но и определяет структуру коллектива, соподчиненность и законность предоставления рабочего места.

Ведь в соответствии со ст.57 ТК РФ профессия труженика в договоре о взаимном сотрудничестве указывается в полном соответствии с наименованием должности, отраженным в штатном расписании. А в порядке ст.15 ТК РФ трудовые взаимоотношения возникают на основании договора с указанием трудовой функции опять же в полном соответствии с расписанием штата.

Трудовой кодекс РФ

Штатное расписание форма Т-3

То есть оговоренный документ является одним из важнейших локальных актов, который отражает реальную организационную структуру штата сотрудников с обязательным внесением изменений в случае кадровых перестановок либо оптимизации штата путем введения либо выведения вакансий, не говоря уже о переименовании должностей.

Основания

Конечно, организация не может трудиться в одном и том же режиме и при одинаковой численности постоянно, ведь экономические процессы видоизменяются, следовательно, подвергаются изменениям и виды деятельности компании, а также обязанности и должности сотрудников.

Основаниями для внесения изменений в наименование должностей, а, следовательно, и в расписание могут выступать:

• переименование должности в связи с увеличением круга обязанностей согласно норм, закрепленных в ст.60.2 ТК РФ;
• переименование структурного подразделения в связи с изменением вида деятельности либо расширением сферы обслуживания, в соответствии со ст.60.2 ТК РФ;
• приведение наименований вакансий в соответствие с ЕТКС, при наличии на предприятии вредных условий, дающих право на досрочный выход на пенсию, в порядке ст.195.3 ТК РФ;
• смена названия профессии, согласно с требованиями профстандартов, а именно ст.195.2 ТК РФ;
• переименование профессий в преддверии аттестации во исполнение норм ст.18 ФЗ №426.

Также основаниями для смены названия вакансии могут выступать и другие причины:

• изменение названия вакансии на более престижное с целью мотивации тружеников;
• переименование вакансии для конкретизации возложенных обязанностей.

Изменение должности в штатном расписании предусматривает определенную процедуру, установленную законом, в связи с тем, что оговоренный документ является локальным актом, на основании которого регулируются правоотношения сторон.

К проекту нужно будет приложить основания для внесения изменений, в письменном виде, которые будут рассмотрены в течение 5 дней и в результате чего будет оформлено мотивированное мнение оговоренного органа.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Кстати, согласование нового расписания потребуется только в случае, если планируется:

• переименование большинства должностей, к примеру, в связи с приведением расписания в соответствие с ЕТКС;
• образования нового отдела;
• сокращение вакансий более чем на 5% от общей числа фактически работающих тружеников.

В случае если в оговоренный документ вносятся корректировки, касающиеся всего нескольких профессий, согласовывать оговоренный документ с Профсоюзным комитетом не нужно.

Независимо от того, какие исправления будут осуществляться в расписании, то есть будет ли это корректировка оклада или смена названия вакансии, процедура внесения изменений оговоренного документа производится в следующем порядке:

• Оформление пояснительной записки с обоснованием корректирования. К примеру, в связи с увольнением основного работника заместителя директора и вменением его обязанностей начальнику отдела предлагают вывести из штата должность «заместитель директора» и ввести «заместитель директора-начальник отдела».
• Издание распорядительного акта о внесении некоторых изменений в расписание. После наложения резолюции на записку оформляется приказ с указанием сменить название вакансий либо вывести из штата некоторые из них и ввести другие, а менеджеру по персоналу подготовить необходимые изменения в ту же личную карточку и договор.
• Внесение корректировок в расписание в полном соответствии с приказом. Согласно изданному приказу в расписание вносятся оговоренные исправления или перестановки, и указывается, что данный вариант расписания утвержден уже другим приказом за определенным номером и датой.

Дополнительное соглашение о переименовании должности: образец

Предположим, работник узнал, что его должность в скором времени будет переименована, и не имеет на этот счет никаких возражений. Остается лишь формально закрепить изменения. Обязательно составляется документ, подтверждающий согласие работника на переименование должности —  дополнительное соглашение, образец которого представлен в нашей базе кадровой документации. Обойтись без соглашения нельзя, ведь речь идет об изменении одного из условий трудового договора.

Типовой образец доп соглашения о переименовании должности-2017 содержит стандартный набор реквизитов:

• название, ИНН и другие сведения об организации-работодателе;
• сведения о трудовом договоре, к которому будет прилагаться (регистрационный номер, дата оформления);
• личные данные работника (ФИО, адрес регистрации, серия и номер документа, удостоверяющего личность);
• дату и место составления;
• подписи сторон.

В основной части документа излагается суть изменений. В частности, указывается прежнее название должности, которую занимает сотрудник, и новое, в точности совпадающее с формулировкой в штатном расписании. Соглашение оформляется в двух экземплярах. Один выдается работнику на руки, второй — остается на хранение в отделе кадров.

Уведомление работника о переименовании должности: образец

К сожалению, даже такая простая (на первый взгляд) и сугубо формальная процедура, как переименование должности в штатном расписании, не всегда проходит гладко. Сотрудник может воспринять решение работодателя «в штыки» и принципиально отказаться от заключения дополнительного соглашения. Как поступить в такой ситуации?

Любое изменение в названии должности, при котором не меняется трудовая функция работника, подходит под определение ст.74 ТК РФ. Речь идет об изменении одного из условий трудового договора в связи с изменившимися организационными или технологическими условиями труда. Например, меняя должность «продавец» на «менеджер по продажам», можно в качестве причины рассматривать расширение отела продаж или внесение изменений в штатное расписание (организационные изменения налицо).

Закон требует заранее, как минимум за два месяца, уведомить работника о предстоящих изменениях и причинах, которые их повлекли. Поэтому так важно своевременно составить письменное уведомление об изменении наименования должности и вручить его сотруднику лично (под роспись) либо отправить заказным письмом.

Стандартный образец уведомления о переименовании должности работника содержит реквизиты работодателя и работника, дату составления и указание причины, по которой название должности будет изменено. Не забудьте о ссылке на соответствующий пункт Трудового кодекса (в данном случае ст.74 ТК РФ) или иного законодательного акта.

Если получивший уведомление сотрудник поставил под ним свою подпись и не направил в адрес работодателя ответное письмо с возражением, можно спокойно готовить приказ о переименовании. А если сотрудник не идет навстречу, упорно отказывается заключать дополнительное соглашение к трудовому договору и не хочет работать в новых условиях, применяется механизм, предусмотренный п.3 ст.74 ТК РФ.

Сначала работодатель в письменной форме предлагает другую работу — равноценную или неравноценную, но обязательно соответствующую состоянию здоровья сотрудника. Подходящих вакансий нет? Значит, трудовые отношения можно прекратить по причине, предусмотренной п.7 ч.1 ст.77 ТК РФ — в связи с отказом сотрудника продолжать работу в новых условиях.

Помните, что уволить сотрудника на данном основании можно только по истечении двух месяцев с момента получения уведомления и ни днем ранее.

Прежде чем инициировать процедуру прекращения трудового договора, ознакомьтесь со статьей «Отказ от работы в новых условиях — повод для увольнения»: советы практикующего адвоката помогут избежать досадных ошибок при оформлении документов и защитить свои интересы в случае судебного разбирательства.

Важно: сотрудник может в порядке протеста отказаться подписывать уведомление. В этом случае работодатель должен составить соответствующий акт, чтобы подтвердить факт отказа.

Варианты процедуры

Выбор того или иного порядка действий при корректировке названий предусмотрен для случаев, когда:

• места работы вакантные;
• должностные обязанности уже выполняет принятый сотрудник.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

В первом варианте процедура протекает без определенных сложностей и завершается внесением корректировки в штатное расписание вслед за подписанием соответствующего приказа руководителем. Если профессиональные обязанности по данной должности уже выполняются принятым работником – порядок будет осложнен выполнением определенных обязательных этапов.